Kaj pomeni AI v kadrovskih procesih?
AI v HRM je uporaba tehnologij, ki pomagajo pri izvedbi HR nalog, za katere je sicer potrebna človeška presoja.
Npr. HR strokovnjaki in timi uporabljajo AI za poenostavitev procesa zaposlovanja, upravljanje ugodnosti, uvajanju novih in usposabljanju obstoječih zaposlenih, pripravo internih pravilnikov in pogodb ter zagotavljanje kadrovske podpore zaposlenemu v realnem času. Prav tako omogoča odločanje na temelju podatkov na področju usposabljanja ter zadrževanja in načrtovanja delovne sile, kar pomeni, da izboljša izkušnjo kandidatov in zaposlenih.
AI se lahko uvede na različnih ravneh z različnimi prednostmi in tveganji. Na individualni ravni AI pomaga prihraniti čas in izboljšati kvaliteto. Na ravni HR tima AI dopolnjuje obstoječe veščine, s čimer izboljša potek dela in procese z bolj kompleksnimi a obvladljivimi tveganji.
Ko govorimo o ravni celotne organizacije, AI podpira sprejemanje odločitev na višji ravni, s čimer vpliva na poslovno strategijo. Pri tem so potencialna tveganja veliko večja.
Vpeljava uporabe AI v kadrovskih procesih pa je lahko povezana tudi z digitalizacijo in avtomatizacijo kadrovskih procesov. Dr. Peter Trkman nam je na HRup-u o povezavi uporabe AI in digitalizacije kadrovskih procesov povedal:
V prvi fazi »igranja«, ko uporabniki v podjetju ali kadrovski službi preizkušajo ChatGPT ali podobna orodja, lahko GenAI prinese koristi tudi pri slabše digitaliziranih procesih. S pravilnim pogovarjanjem (t. i. promptanjem) lahko pomaga pri nalogah, ki zahtevajo obdelavo velike količine podatkov, povzemanju informacij, prilagajanju besedil različnim občinstvom, delnem razumevanju vsebin, programiranju, pridobivanju alternativnih pogledov ali drugega mnenja ter celo pri podpori odločanju. Takšna uporaba pogosto prinese takojšnjo korist in začetno navdušenje – ne glede na urejenost obstoječih procesov.
Dolgoročno pa bo ključna integracija GenAI v procese. Brez digitalne podpore tem procesom to ni izvedljivo – funkcionalnosti GenAI morajo biti vgrajene neposredno v rešitve, ki jih podjetje že uporablja. To lahko primerjamo z izračunom plače: res je, da je bil Excel velik korak naprej od kalkulatorja, a plače morajo biti izračunane znotraj namenskega sistema za obračun plač. Podobno mora GenAI dolgoročno postati nadgradnja funkcionalnosti znotraj HRM ali drugih poslovnih sistemov.
Uporaba AI v HRM
AI počasi preoblikuje HR na način, da dela procese pametnejše in hitrejše. Od analize trendov delovne sile do izboljšave upravljanja talentov in razvoja zaposlenih, AI pomaga HR timom opravljati delo bolj učinkovito, pri tem pa hkrati izboljšuje izkušnjo zaposlenega. Ne glede na to, ali gre za avtomatizacijo rutinskih nalog ali podporo poslovnim odločitvam, postaja AI ključno orodje v življenjskem ciklu zaposlenega.
Ko smo dr. Trkmana vprašali, na katerem strateškem področju HR bi najprej priporočal uvedbo uporabe AI, nam je odgovoril:
Z vidika strateške uporabe umetne inteligence – še posebej generativne – v podjetjih in kadrovskih službah je pristop vedno odvisen od konkretnega okolja. Ključno je začeti tam, kjer ima podjetje največje izzive in kjer lahko GenAI prinese največjo dodano vrednost. To je odvisno od panoge, strateških ciljev, pričakovanj zaposlenih in načina, kako se bodo ti odzvali na uvedbo novih orodij. Pomembno je hkrati razumeti potrebe podjetja kot celote in potrebe zaposlenih kot posameznikov. Ne glede na izhodišča pa je ustrezno usposabljanje zaposlenih za delo z GenAI nujen pogoj za dolgoročen uspeh.
V praksi pa se AI sicer uporablja na naslednjih področjih:
Zaposlovanje
Zaposlovanje je bilo eno od prvih področij, kjer je bil implementiran AI za optimizacijo procesov. Vključen je v različne korake selekcijskega postopka – od iskanja in predselekcijskega postopka, do razgovorov in priprave pravične plače. ATS sistem (sistem za spremljanje kandidatov), v katerem se uporablja AI, lahko pregleda življenjepise, pri čemer prepozna ključne lastnosti kandidata in preveri, koliko se ta ujema z opisom delovnega mesta.
Uporablja se lahko tudi ChatGPT, običajno za naslednje primere:
- priprava opisa delovnega mesta in objave tega,
- priprava LinkedIn objav,
- zagotavljanje informacij pred razgovori s kandidati,…
Onboarding in offboarding
Učinkovit onboarding lahko izboljša zadrževanje kadra za 82 %. Platforme, ki temeljijo na AI, lahko nudijo podporo organizacijam in HR pri kreiranju odlične izkušnje zaposlenega tako, da zagotavljajo, da so izpolnjeni obvezni obrazci, z novim sodelavcem deljeni pomembni pravilniki in načrtovana ustrezna usposabljanja.
Isto velja za offboarding. Ko zaposleni zapusti organizacijo, lahko rešitev, ki temelji na AI, pošlje sodelavcu izhodni vprašalnik, dokumentira vračilo opreme in sproži emaile za ukinitev dostopov zaposlenega do različnih sistemov.
Načrtovanje delovne sile
AI je lahko zelo koristen pri načrtovanju delovne sile. Analitične rešitve, ki so opremljene z AI, lahko obdelajo večjo količino podatkov zaposlenih, da razkrijejo trende, predvidijo odhode in osvetlijo potencialne razkorake v veščinah.
To omogoča HR strokovnjakom, da razvijejo usmerjene programe usposabljanj in učinkovite načrte nasledstev, da je njihova delovna sila pripravljena na poslovne potrebe prihodnosti.
HR chatboti in virtualni asistenti
HR chatboti in virtualni asistenti so med najbolj pogostimi tipi uporabe AI v HR. Chatbot je lahko na voljo 24/7, da odgovarja na vprašanja, vezana na pravilnike, ugodnosti, ipd.
Ta preprosta orodja lahko izboljšajo splošno izkušnjo zaposlenega v organizaciji, medtem ko zaščitijo HR pred odgovarjanjem na najpogostejša vprašanja z zagotavljanjem pogosto iskanih informacij.
Učenje in razvoj
AI lahko omogoči personalizirane učne izkušnje za vsakega zaposlenega. AI orodja lahko analizirajo uspešnost zaposlenega in prilagodijo učni načrt ali vsebino njegovim potrebam ali preferencam.
Drugi primeri vključujejo avtomatizirano ustvarjanje vsebine, prediktivno analitiko in inteligentne podporne sisteme.
AI v HR analitiki
AI v HR analitiki omogoča organizacijam, da zbirajo in analizirajo večje količine podatkov o uspešnosti, zavzetosti, fluktuaciji in kulturi zaposlenih, s čimer prepoznavajo ključna področja izboljšave. To omogoča organizaciji, da sprejema odločitve glede upravljanja delovne sile na podlagi realnih podatkov.
Npr. AI lahko pomaga HR predvideti odhode z analizo preteklih odhodov, trendov uspešnosti in podatkov o čustvenem stanju zaposlenih. Če vzorec npr. pokaže, da bodo zaposleni, ki nimajo mentorstva, bolj verjetno odšli, lahko HR preoblikuje strategijo ohranjanja zaposlenih z oblikovanim mentorskim programom ali načrtom karierne rasti.
AI lahko tudi pomaga s pripravo plačnih struktur preko analize podatkov o plačah znotraj panoge in notranje plačne strukture, da bi organizacija zagotovila konkurenčne in pravične plače. Na tak način lahko HR naslovi razlike v plačah in izboljša zadrževanje kadra z boljšo plačno strukturo.
AI v upravljanju talentov
AI izboljšuje upravljanje talentov na način, da omogoča spremljanje uspešnosti, karierni razvoj, načrtovanje nasledstev in strategijo zadrževanja kadra na bolj natančen način, temelječ na realnih podatkih.
Npr. AI lahko izmeri ključne KPI, kot so količina zaključenih nalog, odzivnost in feedback sodelavcev, da zagotovi takojšnji vpogled v močne strani zaposlenega in možnosti za izboljšave.
Z vključitvijo AI v upravljanje talentov, lahko HR spremlja uspešnost na podlagi takojšnjih podatkov, personalizira karierni razvoj, prepozna bodoče vodje in proaktivno naslovi tveganja za odhod. Vse to vodi k bolj zavzeti in strateško vodeni delovni sili.
Coaching na temelju AI
Coaching na temelju AI je coaching proces, ki ga podpira tehnologija in uporablja AI da zagotovi personaliziran feedback ter usmerjanje in razvojno podporo za zaposlene. AI ima tukaj lahko različne vloge.
Coaching s podporo AI uporablja rešitve, ki temeljijo na AI za testiranje veščin in znanja, ter AI orodja, ki zagotavljajo prenos informacij h coachu v realnem času, da lahko ta prilagodi mentorski odnos. Mentor tako postane bolj učinkovit, coaching srečanja pa postanejo kvalitetnejša.
Coaching dopolnjen z AI omogoča, da coaching kandidat uporablja orodja, ki temeljijo na AI, med dvema srečanjema s coachem, kar spodbuja razvoj, zagotavlja nenehni coaching in bolj prilagodljiv proces coachinga.
Ko je AI v vlogi coacha, coaching kandidati komunicirajo samo z AI, s pravim coachem pa imajo malo ali nič stika. Coaching na ta način postane bolj dostopen in prilagodljiv.
AI za HR poslovno partnerstvo
Ko se bo AI razvijal, bo omogočil HR strokovnjakom, da bodo uspešno uskladili HR cilje s strateškimi cilji organizacije. Čeprav je AI v večini uporabljen za avtomatizacijo ponavljajočih HR nalog, sega njegov potencial dlje – bolj v smeri podpore kompleksnejših strateških HR funkcij.
Da bi maksimizirali vpliv AI, morajo HR strokovnjaki razviti analitične in digitalne veščine, da bodo lahko interpretirali vpoglede AI in jih vključili v poslovne diskusije. AI izboljša odločanje, je pa HR tisti, ki ostaja kritičen pri zagotavljanju, da so strategije usmerjene v ljudi in usklajene s cilji organizacije. Učinkovita uporaba AI dovoljuje HR, da postane pravi poslovni partner, z oblikovanjem HR strategij, ki poganjajo uspeh.
Uporaba GenAI v Intrix HRM
Uporaba GenAI je sedaj možna tudi znotraj Intrix rešitev, med katerimi je tudi kadrovsko informacijski sistem Intrix HRM. Nekaj primerov uporabe:
- priprava vsebine letnega razgovora;
- priprava zapisnika razgovora (tudi funkcija speech to text);
- priprava vzorca odgovora za kandidata;
- predlog nagovora ali zaključka pri vprašalnikih…
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
