Po sestanku s stranko pogosto sledi še precej dela. Zapisati je treba, o čem je tekel pogovor, katere potrebe je stranka izpostavila, kaj je bilo dogovorjeno in kateri koraki sledijo.
Če zapisnik pripravljate ročno, lahko to vzame precej časa. Poleg tega obstaja možnost, da se del pomembnih informacij izgubi, ostane v osebnih zapiskih ali pa se v CRM sistem vnese šele čez nekaj dni.
Zato smo Intrix nadgradili z novo možnostjo povezave z orodji za snemanje in prepis sestankov. Transkript se po pogovoru samodejno prenese v Intrix, umetna inteligenca pa ga pretvori v pregleden zapisnik z bistvenimi informacijami, dogovori in naslednjimi koraki.
Tako se pomembne informacije s sestanka shranijo neposredno tja, kjer jih prodajna ekipa potrebuje.
Povezava z orodji, ki jih že uporabljate
Za snemanje, prepisovanje in povzemanje spletnih sestankov so na voljo različne rešitve, med bolj prepoznavnimi pa so Fathom, Fireflies.ai in drugi. Takšna orodja podjetjem omogočajo, da vsebino pogovora zajamejo brez ročnega zapisovanja in po sestanku prejmejo transkript.
Povezava z Intrixom ni omejena le na zgoraj omenjeni orodji. Intrix lahko povežemo tudi z drugim sistemom za snemanje in prepis sestankov, ki ga v podjetju že uporabljate, če ta omogoča ustrezen način povezave oziroma prenosa podatkov. Možnosti zato predhodno preverimo glede na izbrano rešitev.
Uporabnikom zato ni treba menjati obstoječega orodja ali prilagajati načina izvedbe sestankov. Izbrana rešitev poskrbi za zajem pogovora in pripravo transkripta, Intrix pa vsebino nadalje obdela, pripravi strukturiran zapisnik in ga shrani pri ustreznem sestanku oziroma stranki.
Kako poteka priprava zapisnika v Intrixu?
Pred začetkom spletnega sestanka uporabnik zažene izbrano orodje za snemanje in prepis pogovora. Od tam naprej postopek poteka samodejno:
- Orodje med sestankom zajame pogovor in po zaključku pripravi transkript.
- Transkript se prek integracije prenese v poročilo sestanka v Intrixu.
- Intrix vsebino obdela s pomočjo umetne inteligence.
- Na podlagi navodila, prilagojenega potrebam podjetja, pripravi strukturiran zapisnik.
Končni zapisnik se shrani pri ustreznem sestanku oziroma stranki, zato je skupaj z drugimi pomembnimi informacijami dostopen neposredno v CRM sistemu.
Povzetek, prilagojen potrebam podjetja
Vsako podjetje pri sestankih spremlja nekoliko drugačne informacije. Prodajna ekipa želi morda izpostaviti potrebe stranke, njene pomisleke, dogovorjene naslednje korake in verjetnost nadaljnjega sodelovanja. Projektna ekipa pa potrebuje jasen pregled zahtev, odgovornosti in rokov.
Zato je mogoče določiti, katere informacije naj umetna inteligenca iz transkripta prepozna in kako naj jih razporedi v poročilu. Povzetek lahko na primer vključuje:
- glavne teme pogovora,
- potrebe in izzive stranke,
- predstavljene rešitve,
- vprašanja ali pomisleke
- sogovornikom,
- sprejete odločitve,
- dogovorjene naloge in odgovorne osebe,
- naslednje korake in predvidene roke.
Navodilo za pripravo povzetka se oblikuje glede na potrebe in način dela posameznega podjetja. Zapisniki zato niso le splošni povzetki pogovora, ampak vsebujejo informacije, ki jih ekipa dejansko potrebuje pri nadaljnjem delu.
Kaj povezava prinaša vaši ekipi?
Povezava ne poenostavi le priprave zapisnika, ampak tudi nadaljnje delo po sestanku.
Manj administrativnega dela
Uporabniku po sestanku ni treba ročno pripravljati celotnega poročila ali iz transkripta prepisovati ključnih informacij. V Intrixu ga že čaka pripravljen zapisnik, ki ga lahko pregleda in po potrebi dopolni.
Med pogovorom se zato lahko bolj osredotoči na sogovornika, postavlja dodatna vprašanja in aktivno sodeluje.
Boljša priprava na naslednji stik
Pred naslednjim klicem, predstavitvijo ali pripravo ponudbe lahko prodajnik hitro preveri potrebe stranke, sprejete dogovore in naslednje korake.
Pomembnih informacij mu ni treba iskati po transkriptih, e-pošti, koledarju ali osebnih zapiskih, saj so zbrane neposredno v Intrixu.
Celotna zgodovina stranke na enem mestu
Zapisniki sestankov postanejo del zgodovine stranke v Intrixu, skupaj z elektronskimi sporočili, aktivnostmi, ponudbami in prodajnimi priložnostmi.
Tako so ključne informacije dostopne celotni ekipi tudi takrat, ko pri komunikaciji sodeluje več ljudi ali jo prevzame drug sodelavec.
Od sestanka do uporabnega zapisnika
Dober sestanek se ne konča z zadnjo izgovorjeno besedo, ampak z jasno zabeleženimi dogovori in naslednjimi koraki. S povezavo izbranega orodja za prepis sestankov z Intrixom lahko ta proces poteka hitreje in z manj ročnega dela.
Tako zapisniki postanejo uporabna podlaga za nadaljnjo komunikacijo, prodajne aktivnosti in sodelovanje celotne ekipe.
Želite zapisnike sestankov samodejno shranjevati v Intrix?
Če že uporabljate orodje za snemanje in prepis sestankov, lahko skupaj preverimo možnosti povezave z Intrixom ter določimo, katere informacije naj vsebuje vaš zapisnik.
Integracija se vključi po dogovoru in prilagodi načinu dela vašega podjetja. Za več informacij se obrnite na našo podporno ekipo na [email protected], ki vam bo predstavila možnosti povezave in pomagala pri vključitvi rešitve v vaš Intrix.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
