Kaj je avtomatizacija HR?
Avtomatizacija HR je proces izboljšanja učinkovitosti kadrovskega oddelka na način, da zaposlene osvobodimo ročnega opravljanja nalog in jim omogočimo, da se osredotočijo na kompleksne naloge kot je sprejemanje odločitev in priprava različnih strategij.
Gre za metodo, pri kateri uporabimo programsko opremo. Z njo avtomatiziramo in poenostavimo ponavljajoče in zamudne naloge ter pomagamo kadrovskemu oddelku pri upravljanju kadra.
S pomočjo avtomatizacije standardnih in ponavljajočih kadrovskih aktivnosti lahko organizacije zmanjšajo stroške in čas, ki ga porabijo za ročno planiranje in izvedbo nalog.
- Kaj je avtomatizacija HR?
- Koristi HR avtomatizacije
- Izboljšana učinkovitost
- Uporabni vpogledi v podatke
- Manj napak
- Izboljšana komunikacija in sodelovanje
- Zmanjšanje stroškov, vezanih na papirno poslovanje
- Pozitivna izkušnja za kandidate za zaposlitev in zaposlene
- Lastnosti, ki jih mora imeti program za avtomatizacijo HR
- Uporabni vpogledi v podatke
- Omni-Channel dostop
- Hitra integracija
- Ublažitev tveganja
- Avtomatska opozorila
- Dinamični delovni procesi
- Najpogostejši primeri avtomatizacije v HR
- Zaposlovanje
- Priprava in podpisovanje dokumentov
- Onboarding in Offboarding
- Upravljanje odsotnosti
- Spremljanje uspešnosti zaposlenih
- Upravljanje s podatki in analitika
Koristi HR avtomatizacije
Zakaj bi se kot podjetje morali odločiti za avtomatizacijo kadrovskih procesov? V nadaljevanju navajamo nekaj koristi.
Izboljšana učinkovitost
Kadrovski oddelki večinoma temeljijo na procesih, ki so vezani na različne dokumente. Če se delo opravlja ročno, se porabi veliko časa, delo je ponavljajoče in zelo neučinkovito. Dokumenti se lahko “zataknejo” sredi postopka, ostanejo pozabljeni na sodelavčevi mizi, zelo pogoste pa so tudi napake.
Avtomatizacija HR digitalizira zgoraj navedene postopke, hkrati pa poveča produktivnost in učinkovitost v poslovanju. Kadrovniki se lahko po avtomatizaciji teh procesov osredotočijo na oblikovanje organizacijske kulture, izkušnje zaposlenih, komunikacijo v organizaciji in drugo.
Uporabni vpogledi v podatke
Avtomatizacija HR omogoča spremljanje, zbiranje in analiziranje različnih vrst podatkov. S pomočjo tega lahko hitro opazite vzorce in pripravite poročila na podlagi svojih ugotovitev. Te ugotovitve lahko uporabite za izboljšanje procesov, korekcijo morebitnih napak in poudarek praks, ki v podjetju resnično delujejo.
Manj napak
Če ročno pripravljate podatke za plače, razporede in preverjate porabo dopusta, so ti procesi veliko bolj nagnjeni k človeškim napakam. Računalnik lahko enostavno opravi te naloge hitreje, z manj napakami.
Izboljšana komunikacija in sodelovanje
Avtomatizacija kadrovskih procesov omogoča jasen pregled nad vsemi procesi in koraki, ki jih vsebujejo. To pomaga vsem sodelavcem, da lažje razumejo odgovornosti drug drugega, kar izboljša komunikacijo in timsko delo.
Zmanjšanje stroškov, vezanih na papirno poslovanje
Upravljanje z dokumenti velikokrat predstavlja tiskanje dokumentov, izpolnjevanje obrazcev ter shranjevanje teh na različnih mestih. Avtomatizacija na kadrovskem področju zmanjša vse stroške vezane na papirno poslovanje in zmanjša potrebo po prostoru za shranjevanje dokumentov ter zagotovi, da so dokumenti enostavno dostopni z enim klikom.
Pozitivna izkušnja za kandidate za zaposlitev in zaposlene
Ko se kadrovniki utapljajo v administrativnem delu, velikokrat nimajo časa ali pozabijo pravočasno poslati odziv prijavljenim kandidatom za zaposlitev. To ustvari negativno izkušnjo teh kandidatov, ne glede na to ali so na koncu izbrani za zaposlitev ali ne. S pomočjo avtomatizacije na kadrovskem področju imajo kadovniki več časa in lahko zagotovijo dobro izkušnjo kandidatov v postopku zaposlovanja.
Lastnosti, ki jih mora imeti program za avtomatizacijo HR
Danes je na trgu več različnih ponudnikov HRM programske opreme. Da bi se lažje odločili ali je nek kadrovsko informacijski sistem primeren za vas, preverite, kakšne funkcije ima na področju avtomatizacije HR procesov.
Uporabni vpogledi v podatke
Možnost pohitritve postopka sprejemanja odločitev s pomočjo vizualno bogatih poročil (različne opcije prikazov podatkov) in delovnih tabel.
Omni-Channel dostop
Do vseh podatkov vezanih na HR procese lahko dostopate kjerkoli, kadarkoli in na katerikoli napravi.
Hitra integracija
Sinhronizacija podatkov z drugimi rešitvami, v katerih se nahajajo podatki, vezani na HR procese, poteka s pomočjo API integracij.
Ublažitev tveganja
Naj bodo vsi HR procesi zaščiteni pred nedovoljenimi posegi s pomočjo spremljanja revizijskih sledi in 360-stopinjskim pregledom.
Avtomatska opozorila
Opcija postavitve avtomatskih obvestil zaposlenim, da bodo vedno na tekočem in bodo naloge opravljali pravočasno.
Dinamični delovni procesi
V sistemu si lahko postavite unikaten, avtomatiziran HR delovni proces, ki je usklajen z vsemi ostalimi HR procesi v vašem podjetju.
Najpogostejši primeri avtomatizacije v HR
Kateri so primeri, ko lahko v HR uporabimo avtomatizacijo procesov? Najpogostejše navajamo v nadaljevanju.
Zaposlovanje
Proces zaposlovanja sestavljajo objava prostega delovnega mesta, spremljanje prijav, pregled življenjepisov, ocenjevanje kandidatov, razporejanje kandidatov na podlagi postavljenih kriterijev in avtomatizacija pošiljanja elektronskih sporočil in dokumentov.
V kolikor administrativnih nalog v sklopu navedenih korakov zaposlovanja ne avtomatiziramo, bodo zaposleni v kadrovski službi zanje porabili preveč časa.
V sklopu programa Intrix HRM lahko avtomatizirate velik del procesa zaposlovanja. Začnimo pri sami objavi delovnega mesta na različnih zaposlitvenih portalih. Z nekaj kliki lahko en oglas za zaposlitev objavite na večih portalih.
V Intrix HRM lahko v naslednjem koraku zbirate prijave kar z direktnim prenosom z vašega elektronskega naslova ali pa se poslužite prenosa prijav kandidatov direktno z zaposlitvenega obrazca na vaši spletni strani ali zaposlitvenem portalu.
Upravljanje s kandidati je zelo enostavno, saj lahko v Intrix HRM pregledujete življenjepise, ocenite kandidate, jih spremljate v različnih statusih in načrtujete zaposlitvene razgovore.
Tudi obveščanje kandidatov v sistemu Intrix HRM poteka preprosto. Vse podatke o kandidatih zbirate na enem mestu in vključite vse sodelavce, ki sodelujejo pri zaposlitvi novega sodelavca.
Priprava in podpisovanje dokumentov
Dokumenti so pomemben del delovanja kadrovske službe. Kadrovnik mora dokumente zbirati, pripravljati, urediti podpisovanje ipd. S pomočjo digitalne priprave dokumentov in elektronskega podpisovanja si lahko delo zelo poenostavi in pohitri.
V sistemu Intrix HRM si lahko ustvarite predloge dokumentov, ki jih največkrat pripravljate. Ko se pojavi potreba po tem, da nek dokument izdate, samo prilagodite podatke v predlogi in dokument se že lahko izda in pošlje v podpisovanje.
S pomočjo povezave kadrovskega sistema s certificiranim ponudnikom za e-podpisovanje boste podpis pridobili veliko hitreje, kot pa če bi morali osebo ali več njih uskladiti, da pridejo na podpis. Tako lahko podpis pridobite kjerkoli in kadarkoli.
Onboarding in Offboarding
Onboarding novega sodelavca vključuje pripravo, zbiranje in podpisovanje dokumentov, posredovanje dostopov do različnih orodij, predajo delovne opreme in veliko več.
S pomočjo avtomatizacije se lahko zagotovi preprost seznam opravil, ki morajo biti izvedena v procesu onboardinga. To vključuje avtomatska obvestila in delovne procese.
V Intrix HRM sistemu lahko vnaprej pripravite seznam nalog, ki jih je potrebno ob zaposlitvi novega sodelavca opraviti. Določite lahko izvajalce in roke za izvedbo, ob zaposlitvi novega zaposlenega pa naloge samo aktivirate z enim samim klikom. Vsak sodelavec dobi obvestilo glede naloge, ki jo ima ob prihodu novega člana ekipe.
Tudi proces offboardinga je zelo pomemben, saj lahko v primeru, da je pravilno izveden, pusti pozitiven vtis na sodelavcu, ki podjetje zapušča. Pogosto se sicer zgodi, da se na proces offboardinga pozabi, ali pa se dokumenti in podatki, ki smo jih v procesu offboardinga pridobili, izgubijo.
Intrix HRM omogoča, da tudi za proces offboardinga pripravite seznam nalog, ki jih je potrebno opraviti, ko sodelavec zapusti vaše podjetje. Ko pride do odhoda, naloge z enim samim klikom aktivirate. Tako se ne more zgoditi, da na kateri korak pozabite.
Upravljanje odsotnosti
Upravljanje odsotnosti vključuje naloge kot so: preverjanje števila razpoložljivih dni odsotnosti, pridobitev odobritve za odsotnost s strani vodje sodelavca ter spremljanje odsotnosti za namen priprave podatkov za plačo. Če vse te naloge padejo na ramena ene same osebe, lahko hitro pride do človeške napake.
Pravilno pripravljen kadrovski sistem zagotovi, da se vsi izračuni, vezani na naloge omenjene zgoraj, pripravljajo avtomatsko. In tako je tudi pri uporabi Intrix HRM. Iz njega lahko namreč izdajate odločbe o odmeri dopusta za tekoče leto ali odobritve izrednega dopusta. Razpoložljivo število dni dopusta se lahko izračuna na podlagi vpisanih kriterijev in podatkov, ki jih imate o vsakem zaposlenem v sistemu.
V sistem si lahko beležite različne vrste odsotnosti, preverjate morebitna prekrivanja odsotnosti, vzpostavite pa lahko avtomatiziran postopek odobravanja odsotnosti, kjer so lahko v uporabo sistema Intrix HRM vključeni tudi vodje.
Tako lahko sodelavcem omogočite, da zahtevek za odsotnost oddajo v Intrix HRM, zahtevek gre nato v potrditev k ustreznemu vodji in na koncu se v oddelku kadrovske službe ukvarjate samo s pripravo podatkov za plače, ki jih iz sistema pridobite zelo hitro, saj imate vse podatke zbrane na enem mestu.
Spremljanje uspešnosti zaposlenih
Avtomatizacija procesa spremljanja uspešnosti zaposlenih pomeni, da ima organizacija dostopne vse podatke o plači, bonusih, disciplinskih postopkih in odpuščanjih na enem mestu. HR lahko te podatke spremlja in omogoči, da vodje dodajo morebitne lastne komentarje.
Ko so vsi podatki na enem mestu, je pristop pri ocenjevanju uspešnosti zaposlenih bolj objektiven.
Intrix HRM omogoča, da v sistem vnesete vse podatke o zaposlenih, ki so relevantni za sprejemanje pravilnih (in objektivnih) odločitev. Dodatno pa lahko v sistemu spremljate kompetence in doseganje ciljev svojih sodelavcev.
S sodelavcem lahko cilje in kompetence načrtujete v sklopu razgovora, ki ga razpišete kar v sistemu Intrix HRM. Tako so vsi vaši dogovori zbrani na enem mestu. Na naslednjem razgovoru pa preprosto preverite, kaj je bilo dogovorjeno na predhodnem razgovoru. Preverjate lahko tudi zadovoljstvo zaposlenega in se izognete nepričakovanim odpovedim.
Upravljanje s podatki in analitika
Orodja za analitiko, ki so vključena v HRM sistem lahko analizirajo vse podatke ter najdejo vzorce, ki lahko pomagajo pri procesu sprejemanja odločitev v podjetju. Pri upravljanju podatkov je predvsem pomembno, da zbiranje podatkov poteka preprosto, poročila pa so podrobna in tudi grafično dodelana za čim boljši prikaz podatkov.
Prilagodljivost sistema Intrix HRM vam omogoča, da imate v svojem sistemu poročila, ki jih potrebujete glede na specifike svojega podjetja. V sklopu aplikacije pa je tudi že nekaj vnaprej pripravljenih splošnih poročil, ki so lahko zelo koristna pri delu v kadrovski službi.
Pri pripravi poročil je največkrat uporabljen prikaz, ki je kombinacija prikaza v tabeli in v grafu. Prikaz podatkov je odvisen od tega, katere podatke spremljate in jih želite v poročilu.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
