Učinkovit onboarding – uvajanje novih sodelavcev na delovno mesto

Predstavljajte si, da vstopite v trgovino. Veliko trgovino z oblačili, ki je niste še nikoli obiskali. Ne vidite niti enega samega znaka, ki kaže pravilno smer ali oddelke v trgovini. Kar je še najpomembneje, ne vidite niti ene osebe, ki bi vam lahko pri tem pomagala.

Tudi, ko opazite katerega od zaposlenih, ne prejmete niti pozdrava niti klasičnih besed: ‘’Ali vam lahko pomagam?’’.

Pravkar ste izkusili, kako deluje podjetje z neustreznim, nerazvitim ali neučinkovitim postopkom uvajanja v podjetje.

Kadrovski strokovnjaki porabijo veliko časa za iskanje najboljših kandidatov za zaposlitev na odprta delovna mesta v svoji organizaciji. Toda njihovo delo ni niti približno opravljeno, ko so ti posamezniki zaposleni, takrat se namreč zahtevno delo šele prične.

Za preobrazbo novega zaposlenega iz novinca v popolnoma integriranega in produktivnega člana ekipe je potreben tehtno premišljen proces uvajanja.

Onboarding uvajanje sodelavcev v delo

Kaj je proces uvajanja na delo?

Proces uvajanja oz. onboarding se nanaša na procese in dejavnosti, ki nove zaposlene seznani s podjetjem/organizacijo in njeno strukturo, kulturo, vizijo, poslanstvom in vrednotami.

Od samih procesov do kulture podjetja in vsega vmes, zaposleni prejmejo veliko informacij, ki jih morajo absorbirati v kratkem času po zaposlitvi. Zato je še toliko bolj pomembno za vodje podjetij, da ustvarijo učinkovit postopek uvajanja, ki je skrbno načrtovan in dosledno spremljan v HRM programu.

5 glavnih prednosti uspešnega uvajanja na delovno mesto


Vaši zaposleni so srce vašega podjetja. V procesu pridobivanja novih sodelavcev, jim morate pokazati, da jih cenite že od začetka. Poskrbite, da bodo novi zaposleni razumeli proces in kako njihova vloga prispeva k splošnemu uspehu vašega podjetja.

Tukaj je 5 glavnih prednosti uspešnega uvajanja:

  • Večja zavzetost zaposlenih – zaposleni, ki so močno vključeni v podjetje in se počutijo kot del ekipe, imajo jasne cilje, so bolj osredotočeni in delujejo bolje.
  • Ohranjanje kadra in tako zmanjšanje stroškov zaposlovanja – na podlagi raziskave, ki jo je opravila E. Kiehner, direktorica globalne prakse pri IBM-u, med več kot 50.000 zaposlenimi, je za tiste zaposlene, ki so izkusili učinkovit proces uvajanja 87 % manj verjetno, da bodo zapustili podjetje. Verjetnost, da bodo odšli, je petkrat manjša od tistih, ki te izkušnje niso imeli. Z zadrževanjem kvalitetnega kadra se podjetja izognejo tudi visoki stopnji fluktuacije.
  • Lažje iskanje novih talentov – zagotavljanje vrhunske izkušnje zaposlenim vam lahko v veliki meri pomaga ne le obdržati talente, temveč vam pomaga pritegniti tudi potencialne kandidate. Dober glas seže v deveto vas ;).
  • Povečana produktivnost – postavljanje ciljev, spremljanje razvoja zaposlenih ter njihovih želja omogočajo, da zaposleni natančno vedo, kaj se od njih pričakuje, kje so in kako se lahko izboljšajo.

Uvajanje na delovno mesto lahko izvedete hitreje in bolje s pomočjo sistema Intrix HRM.

Preizkusite Intrix HRM 30 dni brezplačno!

Preizkusite Intrix HRM 30 dni brezplačno

Koraki za uspešen proces uvajanja

Obstaja nekaj kritičnih dejavnikov za uspeh, ki jih je potrebno upoštevati in vključiti v uvajanje novih zaposlenih.

Pozdraviti novega zaposlenega je več kot le to, da ga predstavite svoji ekipi in ga popeljete skozi vaš nabor želenih orodij. Vsak dober postopek uvajanja vsebuje vsaj dve fazi: pred-uvajanje in uvajanje.

Pred-uvajanje

To je vaša priložnost, da ustvarite nepozabno izkušnjo za nove zaposlene, še preden se vam pridružijo. Pošiljanje paketov dobrodošlice z blagom vašega podjetja ali uporabnih personaliziranih predmetov (npr. skodelica, majica, steklenica za vodo …) sta odličen način, da jih navdušite nad novo službo. In ko novim zaposlenim ustvarite tako edinstveno izkušnjo pred samim uvajanjem, jih bo to motiviralo, da jo delijo na digitalnih platformah, kot npr. LinkedIn. To bo zagotovo dvignilo ugled podjetja v vaši panogi.

Drug način, kako nove zaposlene pozdraviti, bi bila (virtualna) srečanja, ki lajšajo tesnobo pri prvem stiku. To je pravi čas, da povežete vse nove in ‘’stare’’ zaposlene in poskrbite, da se počutijo dobrodošle.

Pomembno je, da dajete prednost ljudem. Izogibajte se obremenitvi novih zaposlenih z delom, še preden se pridružijo vašemu podjetju. Bodite previdni in ne pretiravajte.

Postopek uvajanja

Postopek uvajanja lahko traja več mesecev, spremljanje napredka pa zahteva čas. Zato je potrebno biti potrpežljiv. Pri najuspešnejših kadrovskih ekipah proces uvajanja traja prvih 90 dni.

Tukaj so koraki uspešnega uvajanja:

Prvi dan

Pozdravite svojega novo zaposlenega s toplino in odprtostjo, dajte mu razlog za sodelovanje z vašimi zaposlenimi. Dodelite zaposlene, ki ga bodo popeljali na ogled pisarne, mu pustili pozdravno sporočilo na mizi in ga vodili skozi ugodnosti podjetja. Poskrbite, da bo imel novinec na prvi dan strukturiran nabor nalog. V nasprotnem primeru bo vrtel s palcem in čakal, da mu nekdo nekaj dodeli.

Prvi teden

Vaši zaposleni je imel odličen prvi dan v službi, kakšen je naslednji korak? Začnite tako, da mu predstavite kulturo vašega podjetja, dodelite mu osnovne naloge in jih redno preverjajte. Ne pozabite ga povezati z njegovim vodjem, ki ga bo poglobljeno seznanil z njegovo vlogo. Ob koncu prvega tedna naredite povzetek, pogovorite se z novim zaposlenim, pridobite povratne informacije in odgovorite na njegova vprašanja in nejasnosti.

Prvih 30 dni

Prvi mesec mine v hipu. Do zdaj bi se moral vaš zaposleni srečati z vsemi v podjetju, ki jih mora poznati. V tem času je pomembno, da že pozna orodja in sisteme podjetja, prodajne izdelke/storitve in se bolj zaveda ciljne publike podjetja. Še vedno pa je potrebno z njim imeti redne individualne sestanke in ga voditi skozi vprašanja, ki jih pridobi v času uvajanja v proces.

Namig: za lažje spoznavanje orodij in sistemov v podjetju se priporoča uporaba priročnika za zaposlene.

Prvih 60 dni

Že dva meseca! Novi zaposleni bi moral aktivno sodelovati z drugimi oddelki in člani ekipe. V tem trenutku že zazna težave v procesih in predlaga načine za njihovo reševanje. Ampak zapomnite si – samo pridobitev doslednih povratnih informacij je ključ do dolgoročnega uspeha v vaši organizaciji.‍ Za to pa morate poskrbeti sami, vzemite si čas za zaposlene.

Prvih 90 dni

Po treh mesecih gre za samostojno delo. Od reševanja težav do iskanja rešitev in njihovega izvajanja, naj to stori sam. Seveda pa mora vedeti, da je zaposlovalec ob kakršnihkoli nejasnosti vedno na voljo.

Ohranite zagon

Po strukturiranem procesu je smiselno, da se vsaj mesečno vodi poročilo o napredku in razreši kakršnekoli nejasnosti. Tako boste zagotovili, da bodo novi zaposleni še naprej uspevali v prvem letu.

Ko pokažete, da vas ljudje zanimajo in vam je mar zanje, bodo imeli večjo zavzetost, kot če jih ignorirate ali domnevate, da jim gre v redu.

Kar pa je najpomembneje – povratne informacije, povratne informacije, povratne informacije. In tega nikoli ne moremo dovolj poudariti. Moč je v glasovih podjetja, ti glasovi pa so vsi vaši zaposleni.

Ko prejmete povratne informacije, ukrepajte. Ko bodo zaposleni videli, da so njihove povratne informacije upoštevane, se bodo počutili bolj samozavestne pri sami izmenjavi.

Napake, ki se jim je treba izogniti v procesu uvajanja na delovno mesto


Ne glede na to, ali ste podjetje z dvema osebama ali podjetje s 500 zaposlenimi, je vzpostavitev pravega procesa uvajanja postopek poskusov in napak. Da bi vam olajšali delo, smo zapisali nekaj pogostih napak, ki se jim je treba izogniti.

  • Nestrukturiran in nedokumentiran proces uvajanja,
  • osredotočanje samo na kratkoročni proces (dnevi, tedni) in zanemarjanje dolgoročnega procesa (3 mesece),
  • preskok pred-uvajalne faze,
  • preveč informacij naenkrat,
  • odlašanje z procesom uvajanja in spoznavanje podjetja na ‘’lastno roko’’ novega zaposlenega,
  • zanemarjenje postavljanja ciljev, ki bi jih zaposleni dosegel v določenem časovnem okviru,
  • nepridobivanje povratnih informacij in preverjanje stanja pri novih zaposlenih.

Osrednji namen vključitve je, da naredite pot vašega novega zaposlenega čim bolj gladko.

Nasveti za virtualni proces uvajanja

Virtualno uvajanje na delo intrix HRM

V svetu po koronavirusu je virtualni proces uvajanja resničnost za veliko več podjetij kot prej. Kar pa ni nujno negativna stvar.

Uporaba tehnologije med uvajanjem je učinkovita tako za podjetje kot za novozaposlene, prav tako pa zmanjša količino napak, ki bi lahko nastale zaradi postopka samo na papirju.

Tukaj je 6 korakov, ki vam bodo pomagali prenesti vaš proces uvajanja na splet:

1. Naj bo proces človeški

Uvodi so učinkovitejši iz oči v oči. Uporabite video klice, da predstavite nove zaposlene njihovim ekipam, vodjem in drugim ključnim akterjem podjetja. Privajanje novega zaposlenega na posameznike in način njihovega dela ni le predstavitev po e-pošti ali internem sistemu podjetja, video klici so v tem primeru še kako pomembni.

2. Pošiljanje paketov dobrodošlice

Če običajno presenetite novo zaposlene v podjetju s paketi dobrodošlice, naj to ne ostane izključno samo za tiste v pisarni. Razmislite o pošiljanju darilne škatle novim zaposlenim na daljavo. Ta gesta lahko močno pripomore k temu, da se tudi ti počutijo kot del ekipe.

3. Poenostavite delo z zaposlitveno dokumentacijo

Prilagodite vaš proces uvajanja. Kako? Tako, da vse naloge pred zaposlitvijo in dokumentacijo o novih zaposlitvah prenesete v vaš informacijski sistem za kadre (kot je npr. Intrix HRM). Če dovolite zaposlenim, da izpolnijo dokumentacijo na spletu, lahko vse podatke o zaposlenih obdržite na enem osrednjem mestu in zmanjšate verjetnost napak pri vnosu podatkov.

4. Ne pozabite na kulturo podjetja

Samo zato, ker novi zaposleni delajo na daljavo, še ne pomeni, da jih ni mogoče vključiti v kulturo podjetja. Določite čas za klepetanje novih članov ekipe izven službenih sestankov. Pomislite na dejavnosti, kot so virtualne igre ali virtualna srečanja (teambuildingi).

5. Ostanite v stiku

Ne dovolite, da novi zaposleni na daljavo spadajo v kategorijo nevidnih. Poskrbite, da bodo vodje pogosto preverjali svoje nove člane ekipe, bodisi s takojšnjim sporočilom, e-pošto, telefonskim klicem ali video klicem.

6. Ponovna aklimatizacija ob vrnitvi v pisarno

Številni zaposleni, ki so delali na daljavo, bodo sčasoma ponovno začeti delati v pisarni. Ko pride ta dan, si vzemite trenutek, da jih znova prilagodite organizacijskemu in pisarniškemu okolju.

Onboarding je začetek odnosa zaposlenega z vašim podjetjem. Poskrbite, da bo ta odnos pozitiven in kvaliteten in ga takšnega tudi ohranjajte. To bo novim zaposlenim pomagalo videti vrednost v svoji vlogi ter jim dalo občutek angažiranosti in namena. Z učinkovitim procesom uvajanja boste vodili ekipo srečnejših ljudi.

Pri vseh kadrovskih procesih v podjetju pa vam lahko pomaga Intrix HRM, vaš pomočnik pri ustvarjanju sanjske ekipe sodelavcev. Z njim boste imeli popoln pregled nad kadri in enostavno pot od objave delovnega mesta do procesa uvajanja. 

Preizkusite Intrix HRM 30 dni brezplačno

Preizkusite Intrix HRM 30 dni brezplačno!

|
5/5 - (4 votes)