V zadnjih letih vzpon umetne inteligence (AI) ni več tema iz prihodnosti, temveč postaja nuja za podjetja, ki želijo ostati konkurenčna, hitrejša in bolj učinkovita. A kot pri vsaki veliki spremembi, je tudi pri AI ključno, da vanjo stopimo premišljeno: z jasno strategijo, razumevanjem tveganj in realističnim načrtom. V tem prispevku bomo pogledali, kako velika podjetja dejansko uvajajo AI v svoje poslovne procese; od definicije ciljev, do implementacije, vključevanja zaposlenih, merjenja uspeha in načrtovanja prihodnosti. Pogledali pa bomo tudi, zakaj je ta proces močno povezan z HR oddelkom.
Kje je za AI največ potenciala?
Podjetja vseh velikosti, še posebej pa velika, se zavedajo, da postajajo delovno okolje, procesi in pričakovanja zaposlenih vedno kompleksnejši. AI omogoča, kar stari sistemi ali ročno delo težko zagotovijo: avtomatizacijo rutinskih nalog, analitiko velikih količin podatkov, hitrejše odločanje, prediktivne vpoglede in personalizirane rešitve. Na področju HR lahko AI pomaga pri skoraj vsem: od selekcije kandidatov, preko onboarding/offboarding-a, načrtovanja delovne sile, HR analitike, upravljanja talentov, do usposabljanja in razvoja zaposlenih.
Ko opazujemo podjetja, ki AI že uporabljajo, se hitro pokaže skupna točka: AI ni orodje, ki bi ga vpeljali zato, ker je moderno, temveč zato, ker rešuje zelo konkretne izzive. V kadrovskih procesih npr. pomaga zmanjšati administrativne obremenitve in dvigniti kakovost odločanja. V financah pospeši pripravo poročil in analizo podatkov. V operativnih oddelkih razbremeni ekipe ponavljajočih se nalog, ki jemljejo čas, energijo in motivacijo.
Zanimivo je, da raziskave kot eno največjih vrednosti navajajo nekaj, kar običajno povezujemo z ljudmi, ne stroji: pravičnost in transparentnost. Dobro zasnovan AI lahko pomaga odkriti vzorce, ki jih ljudje težko zaznamo: pri plačni pravičnosti, pri razvoju talentov, pri spremljanju zadovoljstva zaposlenih. A tu velja opozoriti, da lahko enako hitro AI utrdi tudi nepravičnost, če se podatkov, procesov in pravil ne lotimo dovolj odgovorno.
Začnite premišljeno, ne kaotično
Pogosto s strani vodstev slišimo zelo podobne dileme. Kje sploh začeti? Katere procese ima smisel optimizirati? Kako zagotoviti, da bodo zaposleni AI sprejeli in mu zaupali?
Velika podjetja, ki so to pot že prehodila, poudarjajo najprej nekaj povsem človeškega: potrebno si je vzeti čas za razmislek. Uvedba AI se začne s strateškim vprašanjem: »Kaj želimo s tem doseči?«. Ne gre za to, da v vsak proces vsilimo pametne algoritme, temveč da razumemo, kje nam AI lahko resnično pomaga. Mnoge organizacije najprej izberejo tri ali štiri področja, kjer je največji potencial, npr. kadrovske procese, podporo strankam ali pripravo poročil; in tam preverijo, kako se AI izkaže.
Pri tem igra pomembno vlogo strukturiran pristop. V ospredje stopijo vprašanja podatkov, odgovornosti in pravil. Slabe podatke bodo algoritmi le še poslabšali, zato uspešna podjetja največ energije vlagajo v prečiščenje, razumevanje in odgovorno upravljanje podatkov. Prav tako skrbijo za jasna pravila: kdo odloča, kdo potrjuje in kje so meje uporabe. AI tako ne postane samostojen, nekontroliran mehanizem, temveč pomočnik, ki deluje v jasno določenem okviru, z jasno opredeljenim ciljem.
Če pogledamo, kako to izgleda v praksi, potrebuje podjetje za uspešno vpeljavo AI več kot le nabor pametnih orodij; potrebuje strategijo, upravljanje in pripravljenost na spremembe. Različne študije priporočajo, da podjetja najprej določijo najperspektivnejše AI projekte (npr. 3 do 5), nato pa analizirajo:
- kakšna je podatkovna strategija (kateri podatki, kako se zbirajo, kdo jih ima);
- kakšna je organizacijska struktura (ali se projekt dotika enega oddelka, je potrebno medoddelčno sodelovanje, ali pa je zgodba zase);
- kako poskrbeti za pravne, varnostne in etične vidike (npr. skladnost z zakonodajo, transparentnost, odgovornost);
- kako določiti KPI-je in metrike, da bodo lahko merili dejanski učinek.
Brez temeljite strategije, lahko projekt ostane na pilotni ravni, se ne razširi, učinki pa ostanejo minimalni.
Prav tako je pomembno, da se podjetje zaveda, da AI ni nadomestilo za ljudi, ampak orodje, ki jim pomaga. Tam, kjer so potrebni človeška presoja, empatija ali občutek za kontekst, morajo odločitve ostati v rokah ljudi. AI naj bo zgolj podpora, predvsem na področju HR, ko ne sme priti do tega, da bi nadomestil pristen stik z zaposlenimi.
Primeri iz prakse
Ko pogledamo primere iz prakse, je razlika med uspešnimi in neuspešnimi podjetji jasna. Tehnologija je pomembna, vendar ni odločilna. Največjo težo ima način razmišljanja. Uspešne organizacije AI razumejo kot dolgoročno naložbo. Ne pričakujejo takojšnjih čudežev, ampak gradijo postopoma: majhni projekti, jasne metrike, sprotno učenje. Napake sprejemajo kot del procesa, a jih sproti tudi odpravljajo. Predvsem pa vključujejo zaposlene. Pojasnijo jim, zakaj AI uvajajo, kako ta deluje, kaj bo spremenil in česa ne.
Na drugi strani so podjetja, kjer AI ostane pilotni projekt, ki nikoli ne zaživi. Pogosto gre za primere, kjer so preskočili analizo, niso uredili podatkov, ali pa niso poskrbeli za podporo vodstva in jasno komunikacijo. AI se nato uporablja brez merjenja učinkov in hitro zbledi.
Velika podjetja, predvsem takšna z raznolikimi in obsežnimi operacijami (HR, finance, produkcija, storitve…), AI uvajajo postopoma, najprej kot pilotni projekt, nato kot del standardnih procesov. Tukaj so najpogostejši načini:
- Optimizacija rutinskih administrativnih in operativnih procesov: AI pomaga pri pregledu dokumentov, avtomatizaciji dela, pripravi poročil, hitrem iskanju podatkov. Tako HR službe, finance ali operativni oddelki pridobijo več časa za strateško delo. Podobno kot CRM/HRM sistemi.
- Analitika in prediktivno odločanje: AI analizira velike količine podatkov (o zaposlenih, produktivnosti, obračunih, tržnih trendih…), odkrije vzorce, predlaga optimizacije… S tem pa prispeva k boljšim in hitrejšim odločitvam.
- Personalizacija izkušenj (zaposlenih, strank, procesa): zaposlovanje, onboarding, mentoring, razvoj talentov… Z AI je mogoče prilagoditi komunikacijo, karierni načrt, učno pot, ovrednotiti zaposlene po merilih, ki so dinamična in prilagodljiva; tudi HR procesi postanejo bolj “človeški” in hkrati učinkoviti. Vse to pa lahko prenesemo tudi na delo s strankami.
- Transformacija strategije: AI ni le dodatek; mnoga vodilna podjetja iščejo načine kako bi AI postal del organske poslovne strukture: v povezanih sistemih (npr. ERP, CRM, HRM), s povezovanjem med oddelki, z neprestanim spremljanjem učinkovitosti in s stalnim učenjem.
Pogosto skriti izzivi
AI vsekakor spreminja vsakodnevno delo. Zato zaposleni najprej pogosto občutijo strah pred neznanim, predvsem pa je prisoten strah, da bo AI prevzel njihovo delo ali zmanjšal njihovo vlogo na delovnem mestu. Zgodbe iz podjetij, ki so odgovorno in uspešno uvedla AI kažejo drugačno sliko.
Ko zaposleni razumejo, da AI prevzema predvsem ponavljajoče se naloge, oni pa lahko več časa posvetijo pomembnejšim in bolj kreativnim nalogam, se njihov pogled hitro spremeni. V kadrovski službi na primer AI razbremeni ekipe v procesu zaposlovanja pri pregledovanju dokumentacije in iskanju informacij, tako da se lahko bolj posvetijo odnosom s kandidati. V financah analitika postane hitrejša, natančnejša in manj obremenjujoča. V upravljanju zaposlenih lahko AI pomaga oblikovati bolj pravične procese, vendar le pod pogojem, da je zasnovan premišjeno, v sodelovanju s strokovnjaki iz področja prava, in IT ter z mislijo na etiko.
Velike organizacije in raziskave potrjujejo, da mora AI delovati v službi ljudi, ne obratno. Če ta odnos postavimo na glavo, tveganje ni le tehnično, ampak tudi kulturno, saj se izgubi zaupanje, zavzetost in občutek pravičnosti, ki so temelji vsake zdrave in uspešne organizacije.
Uvajanje AI pa ni brez tveganj. Pomembno je, da se teh tveganj zavedamo in z njimi upravljamo, da AI ne bi povzročil več škode kot koristi. Med najpogostejšimi tveganji so naslednja:
- Pomanjkanje podatkovne pripravljenosti: brez ustreznih in kvalitetnih podatkov so AI rešitve nezanesljive. Podjetja pogosto podcenijo, koliko dela je že v samih podatkih, njihovi organizaciji in varovanju. Veliko podjetij bi si želelo preskočiti kar na uporabo AI v procesih, kljub temu da imajo neurejene podatke, ki se pogosto nahajajo na več različnih mestih.
- Neurejena odgovornost, upravljanje in etika: če ni jasno, kdo odloča, kdo je odgovoren in po katerih kriterijih AI deluje, obstaja tveganje pristranskosti, neetičnih odločitev in izgube zaupanja. Študije opozarjajo, da nepravična AI (še posebej v kadrovskih procesih, ko delamo z zaposlenimi) lahko vodi k zmanjšani zavzetosti, nezadovoljstvu in povišani fluktuaciji.
- Človeški odpor in organizacijska kultura: strah, da bo AI nadomestil delo posameznikov in da bodo ti ostali brez službe še vedno ostaja. Če podjetje ne poskrbi za transparentnost, komunikacijo in vključevanje zaposlenih, lahko sicer tehnično dobra rešitev tudi propade.
- Zaustavitev v pilotni fazi: brez jasno določene strategije, KPI-jev in zaveze vodstva, AI pogosto ostane v nekem predalu kot eksperiment, saj za naprej ni določenih sredstev, odgovornosti ali opaznih sprememb v strukturi.
Kako smo se uvedbe AI lotili na Interi?
V Interi nismo takoj “skočili”, ko je AI postal popularen. Vzeli smo si čas za razmislek in opazovanje trga. Šele ko smo zbrali dovolj informacij, smo se uvedbe uporabe AI lotili predvsem strateško in na ravni celotnega podjetja.
Najprej smo pripravili pravilnik in z njim seznanili vse zaposlene. Odgovorili smo na vsa morebitna vprašanja, ki so se zaposlenim pojavljala. Pripravljen smo imeli tudi načrt, na katerih področjih bomo začeli z vključevanjem AI tako v podjetje samo, kot tudi v rešitev Intrix. Pri izbiri orodij smo uvedli seznam orodij, ki jih uporabljamo. Če je posamezni zaposleni našel orodje, ki mu je bilo všeč, je lahko podal predlog, da se to doda na seznam. Predvideli smo tudi stroške uporabe plačljivih orodij ter način podaljševanja licenc za njihovo uporabo.
Marko Bauman, direktor produkta je na zadnjem HRupu na to temo povedal:
“Na Interi smo se vpeljave uporabe umetne inteligence lotili z dveh zornih kotov. En zorni kot je, da smo se kot podjetje lotili izboljšave nekih poslovnih procesov s samo umetno inteligenco, drug način pa je, da smo v sam produkt dodali umetno inteligenco, se pravi neka orodja umetne inteligence. Kot Intera smo v prvi vrsti sprejeli nek interni pravilnik, kjer smo definirali, katera orodja so dovoljena in na kak način lahko posamezniki uporabljajo umetno inteligenco v našem podjetju. Smo programersko podjetje, kar pomeni, da polovica ekipe programira, zato smo omogočili neke programske editorje z AI, ki pomagajo pri razvoju določenega programa (software-a). Se pravi, da lahko razvijamo naše produkte naprej. Kar pa se tiče implementacije AI v naš produkt pa smo sledili smernicam z globalnega trga, kar pomeni, da smo se povezali z OpenAI API-jem. Na nek način je to prvi korak, prva faza, da si lahko pomagamo kot da bi bil ChatGPT v naši aplikaciji. To je naš prvi stik z umetno inteligenco, da lahko ta ChatGPT znotraj aplikacije izkoristimo za generiranje besedil, kreiranje povzetkov, analiziranje nekih razgovorov v kadrovskem programu in tako naprej. To sta nekako dve smeri v kateri smo šli. Kar se produkta tiče bomo pa zagotovo v prihodnje še razvijali naprej, saj imamo v razvojnem procesu kup dobrih idej. Zadnja stopnja, do katere želimo priti pa so agenti, ki bodo sami izvajali določena opravila ali procese v samem podjetju.”
V sklopu procesa R&D se je začelo pojavljati vedno več predlogov s področja uvedbe AI rešitev v produkt Intrix. Zaradi tega smo prišli na idejo, da izberemo en dan, ko se bo celotno podjetje ukvarjalo s pripravo rešitev s pomočjo AI. Ta dan je dobil naziv InteraLab, v ospredju pa je bila priprava prototipov rešitev, ki so jih predlagali zaposleni, za izzive z različnih področij dela.
Na tak način postaja AI močno vpleten v naše vsakdanje delo in kar je najpomembnejše – prinaša zelo dobre rezultate.
AI kot strateški partner, ne čudežno orodje
Na koncu se morda sliši nenavadno, a vse več organizacij ugotavlja, da uvedba umetne inteligence pravzaprav še dodatno poudari pomen človeka. AI namreč ni ustvarjalec kulture, zaupanja ali pravičnosti, to še vedno ostaja v rokah ljudi. Je pa lahko močno orodje, ki razbremeni, razjasni in pospeši delo tam, kjer to najbolj potrebujemo.
Če AI uvajamo premišljeno, lahko postane partner pri ustvarjanju bolj preglednih, pravičnih, prijaznih in učinkovitih organizacij. Če ga uvajamo površno, lahko povzroči več škode kot koristi. Rečemo lahko, da prihodnost ni v tem, da postanemo bolj podobni strojem, temveč v tem, da stroje uporabimo tako, da mi sami postanemo bolj človeški, bolj osredotočeni, bolj pravični in bolj ustvarjalni.
Uvedba AI v podjetju je v resnici uvedba nove kulture dela, odločanja in odgovornosti. Ko to sprejmemo, se AI iz orodja spremeni v strateškega partnerja: pomaga optimizirati operativno delo, odpre nove možnosti, podpira odločanje, ter povečuje agilnost in konkurenčnost. Ko govorimo o kulturi podjetja, pa to težko ločimo od vloge HR oddelka, kajne?
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
