Z uporabo umetne inteligence (AI) lahko kadrovski strokovnjaki povečajo svojo produktivnost, hkrati pa pridobijo dodaten čas, ki ga lahko porabijo za ohranjanje pristnega stika z zaposlenimi. AI prinaša za HR številne koristi – od hitrejše selekcije kandidatov, do analitičnega vpogleda v podatke zaposlenih, podpore pri napredovanju in ocenjevanju uspešnosti. Kljub temu pa v uporabo AI ne smemo stopiti kar “brezglavo”, še posebej, ko govorimo o obdelavi osebnih podatkov naših zaposlenih ali kandidatov za zaposlitev.
V tem blogu se bomo osredotočili na praktične korake in nasvete za uvedbo AI v HR na skladen in varen način.
Namen uporabe AI v kadrovskih procesih
Preden uvedete AI v kadrovske procese, si jasno odgovorite na vprašanje: Kaj želim s tem doseči? Če želite izboljšati proces zaposlovanja, optimizirati ocenjevanje uspešnosti zaposlenih ali napredovanje, to po evropskem AI Actu sodi med visokorizično uporabo AI. Takšna uporaba prinaša strožje zahteve: oceno tveganja, jasno tehnično dokumentacijo, nadzor in transparentnost.
Pomembno je, da iščete rešitve, skladne z zakonom, hkrati pa premislite, kakšne posledice lahko posamezna rešitev prinese za odnose v organizaciji. Določeni vidiki dela kadrovske službe morajo ostati v domeni kadrovnika. AI ne sme nadomestiti vse komunikacije in stikov z zaposlenimi v organizaciji. Če izgubite stik z ljudmi, boste izgubili tudi vpogled v organizacijsko kulturo in počutje zaposlenih na delovnem mestu, kar je ključno za pravočasno prepoznavanje znakov, da nekdo razmišlja o odhodu.
Andreja Samec Koderman priporoča, da “kadar uvajate celovite informacijske rešitve z generativno umetno inteligenco, pred uvedbo presodite poleg pozitivnih tudi morebitne negativne učinke na vašo organizacijo, na klimo v podjetju, na odnose z zaposlenimi, na morebitna pravna tveganja in šele nato sprejmite odločitev o morebitni implementaciji. Če se boste zavedali morebitnih negativnih učinkov, jih boste v bodoče tudi lažje obvladovali.”
Preverite skladnost s pravnimi akti
Analizirajte pravne akte ali se o njih posvetujte s pravnikom. Pri obdelavi osebnih podatkov zaposlenih in kandidatov so najbolj relevantni naslednji akti:
- GDPR in ZVOP-2: določite, katere osebne podatke bo sistem obdeloval in na kateri pravni podlagi.
- DPIA (Data Privacy Impact Assessment; slovensko Ocena učinkov na varstvo osebnih podatkov): obvezna pri visokorizičnih sistemih. Pomaga vam prepoznati in obvladati tveganja.
- Pogodbe s ponudniki: preverite, ali imate jasno urejene vloge (upravljavec, obdelovalec) ter odgovornost za napake.
- EU AI Akt: preverite, ali je uporaba AI v vaših procesih varna in zakonita tudi na ravni EU.
Andreja Samec Koderman, specialistka kadrovske pravne varnosti, o aktih, vezanih na uporabo AI pravi: “V kolikor z AI obdelujemo tudi osebne podatke (npr. zaposlenih, kandidatov…), moramo najprej preveriti morebitna tveganja iznosa podatkov izven evropskega prostora. Dokler nimamo strežnikov v evropskem prostoru, takšna tveganja obstajajo. Pretežno so danes ti strežniki izven evropskega prostora, zato predlagam, da se osebni podatki pri uporabi AI ustrezno anonimizirajo.
Preden se delodajalci odločite o integraciji AI v vaše sisteme priporočam, da si za ta namen pripravite tudi Politiko varne uporabe AI z vidika varstva osebnih podatkov in izvedete oceno učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov. Ocena učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov je za delodajalca obvezna, kadar gre za uporabo novih tehnologij, ki bi lahko doprinesle k večjim tveganjem glede pravic in svoboščin posameznikov.
Kršitve s področja varstva osebnih podatkov pa niso edina tveganja nezakonite uporabe AI, ampak je z vidika zakonitosti in etičnosti uporabe potrebno upoštevati tudi pravila Akta o umetni inteligenci, ki je bil sprejet meseca junija 2024 na ravni EU in bo v celoti začel veljati šele 24 mesecev po sprejemu. Namen tega akta je zagotoviti skladnost sistemov z AI v EU z vidika varnosti, preglednosti, sledljivosti, nediskriminatornosti ter tudi neškodljivosti. To pa bo v bodoče mogoče zagotavljati le, če bo AI pod temeljitim človeškim nadzorom.“
Bodite transparentni, da bi gradili zaupanje
Tako zaposleni kot kandidati morajo vedeti, kako uporabljate AI, kje in zakaj. Pomembno pa je, da ste pri odločanju na koncu še vedno vi tisti, ki odločitev sprejmete. AI naj bo pri tem le pomoč (orodje), končna odločitev pa naj ostane v vaših rokah.
Zaposlenim in kandidatom pojasnite, kakšno vlogo ima AI pri vašem odločanju in kako ga uporabljate. Bodite odkriti in jasni pri razlagi uporabe AI v vaših kadrovskih procesih, še posebej, če z njimi obdelujete osebne podatke posameznikov in sprejemate odločitve. Natančneje in jasneje kot boste posameznikom pojasnili, kako in zakaj uporabljate AI v kadrovskih procesih, bolj vam bodo zaupali, da s podatki ravnate skrbno in odgovorno.
Preprečite diskriminacijo
Sistem redno testirajte in preverjajte, ali so njegovi rezultati pristranski. Podajte mu raznolike podatke, na katerih naj se uči, da pokrijete čim več scenarijev. Na primer, če želite, da pomaga pri selekciji kandidatov, ne pozabite preveriti, kakšne rezultate poda za različne skupine posameznikov (starejši, ženske, tujci…). Delovanje sistema morate dobro razumeti, da lahko zagotovite, da je njegovo delovanje nediskriminatorno.
Če uporabljate rešitev drugega podjetja, zahtevajte dokumentacijo, v kateri je jasno opredeljeno, na kakšen način sistem deluje in kaj od vas kot uporabnika zahteva, da bi bili rezultati kar najbolj uporabni.
Pri uvedbi AI v HR procese niste sami
Ko uvajate AI v HR procese, morate vsekakor vključiti HR, IT in pravni oddelek. S skupnimi močmi usposobite HR ekipo, da bo razumela omejitve in tveganja AI. Hkrati pa morate pred uporabo AI v HR procesih znotraj organizacije sprejeti tudi AI politiko, ki določa pravila uporabe, odgovornosti ter načine za sprejemanje in obdelavo pritožb.
Če boste uporabo AI na HR področju vključevali v širši krog sodelavcev, poskrbite tudi za njihovo usposabljanje. Seznanite sodelavce na primer, kako uporabljati “bota”, ki odgovarja na kadrovska vprašanja. Sicer pa je v današnjem času zaradi poslovnih tveganj priporočljivo, da zaposlene izobrazite za uporabo AI in jih opozorite na morebitna tveganja, saj se lahko posameznik z AI sreča v različnih situacijah.
Po uvedbi se proces ne zaključi
Ko AI uvedete, zgodba ni končana. Sisteme je potrebno redno preverjati in testirati, ne glede na to, ali so sistemi notranji ali zunanji. Kadar je AI na kakršenkoli način vključen pri sprejemanju odločitev, dokumentirajte njegovo vlogo (kako je prispeval, kaj je prispeval, kakšen vpliv je to imelo na odločitev…).
Pri uporabi AI v kadrovskih procesih se lahko pojavijo tudi pritožbe, tako s strani kandidatov, kot tudi s strani zaposlenih. Vzpostavite jasen postopek za sprejemanje in obdelavo teh pritožb.
Na kaj pa moramo biti pozorni pri sami uporabi AI v kadrovskih procesih?
Ko AI uvedemo, je čas za redno uporabo. Tudi tukaj moramo biti pozorni, še posebej, če na podlagi rezultatov, ki nam jih poda AI, sprejemamo odločitve, ki vplivajo na posameznike.
AI se lahko zmoti. Lahko poda napačen odgovor ali napačno interpretira podatke.
Navedeno poudarja tudi Andreja: “V kadrovskih procesih je ključno, da smo še zmeraj kritični pri pripravi dokumentov, ki nam jih pripravi umetna inteligenca. Predvsem da preverjamo strokovnost, ker se lahko zgodi, da nam bo umetna inteligenca pripravila dokument, ki ne bo povsem verodostojen oziroma podatki v njem ne bodo pravilni. Kritična presoja kadrovskega strokovnjaka je še vedno ključni vidik.”
Kritični do odgovorov AI pa smo tudi kadrovniki lahko samo takrat, ko smo strokovnjaki na svojem področju.
Ko nam AI zapiše, iz katerih virov je pridobil informacije, je smiselno, da preverimo tudi verodostojnost teh virov. AI namreč lahko samo črpa iz informacij, ki so mu na voljo. Tukaj Andreja dodaja: “Z AI se bomo morali naučiti živeti in jo sprejeti kot del naših delovnih procesov, vendar z zavedanjem, da ji trenutno v celoti ne moremo zaupati, da potrebuje naše jasne in konkretne usmeritve, pa tudi našo objektivno presojanje pripravljenih odgovorov in dokumentov.”
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
