Uvedba kadrovsko informacijskega sistema je velik korak za organizacijo in kadrovske strokovnjake v njej. Zato je na mestu vprašanje, zakaj in kako se uvedbe sploh lotiti?
- Zakaj se lotiti uvedbe kadrovsko informacijskega sistema?
- Kako vemo, da je pravi čas za uvedbo kadrovsko informacijskega sistema?
- Kako se lotiti uvedbe kadrovsko informacijskega sistema?
- Ko imate zagotovljeno podporo s strani vodstva in ostalih sodelavcev
- Kako poteka uvedba kadrovsko informacijskega sistema Intrix HRM?
Zakaj se lotiti uvedbe kadrovsko informacijskega sistema?
Zaradi vedno večjega pomena strateške vloge HRM se je pojavila potreba po čim večji avtomatizaciji in optimizaciji administrativnih nalog kadrovskega oddelka. Digitalizacija pa je neposredno vplivala na to, na kak način morajo kadrovniki upravljati s podatki zaposlenih in povzročila, da je potrebno pomagati zaposlenim, ki jim je digitalna transformacija prinesla velike spremembe pri opravljanju njihovih delovnih nalog.
Uporaba kadrovsko informacijskega sistema ima za organizacijo veliko prednosti. Te so:
- varčevanje z viri (finančnimi, materialnimi in človeškimi),
- zmanjšanje stroškov dela HR oddelka,
- povečana uspešnost in učinkovitost,
- manjša verjetnost za napake v podatkih,
- pomoč pri sprejemanju odločitev na področju HR,
- hitrejši in optimizirani HR procesi,
- podpora zaposlenim,
- enotna in centralizirana zbirka HR podatkov,
- možnost hitre priprave različnih poročil,
- večja možnost za vključenost zaposlenih,
- zmanjšanje potrebe po papirnem poslovanju in
- možnost avtomatizacije administrativnih postopkov.
Tudi v podjetju Stelkom in skupini Unija prepoznavajo prednosti uvedbe kadrovsko informacijskega sistema.
Janja Smolnikar iz podjetja Stelkom pravi: “Za naše podjetje lahko rečem, da smo prepoznali prednost v tem, da imamo vse na enem mestu. Se pravi vsi dokumenti, plačilne liste, razvoj zaposlenih, onboarding proces, vse je zbrano na ID-ju zaposlenega, na enem mestu. Tudi, da so procesi digitalizirani, da nima vsak nov kadrovnik ali vodja svojega pristopa, ampak da so te osnovne stvari procesno podprte in ni možnosti nastanka napak.”
Gregor Podgoršek iz skupine Unija pravi: “Prednost vidim tudi v naslednjih fazah, ko podjetje razmišlja o povezovanju z drugimi sistemi; npr. Payroll – obračun plač. V podjetju namreč izvajamo tudi obračun plač za “outsourcing”, in kjer na drugi strani srečamo urejen kadrovski sistem, je izmenjava podatkov izjemno enostavna. V nasprotnem primeru se srečamo z mnogimi tabelami, različnimi seznami, izpisi iz raznoraznih sistemov, ki jih potem prilagajamo. Ko imamo na drugi strani urejen kadrovski sistem, je proces res enostaven – dogovorimo se za neko obliko, dobimo podatke in jih po potrebi pošiljamo tudi nazaj. Danes tudi plačilnih list skoraj ni več. Večinoma potujejo elektronsko, bodisi v elektronski poštni nabiralnik ali celo v HR portale.”
Kako vemo, da je pravi čas za uvedbo kadrovsko informacijskega sistema?
Odgovor na zgornje vprašanje je lahko zelo kompleksen. Nekatera podjetja se za uvedbo odločijo, ko se je “utapljajo” v poplavi dokumentov in postopkov, ki jih izvajajo ročno, druga podjetja se za uvedbo odločijo zaradi rasti, tretja pa se za to odločijo preventivno, še preden lahko do zgoraj navedenih situacij sploh pride.
Janja Smolnikar poudarja: “V podjetju smo se odločili za kadrovsko informacijski sistem iz enega zelo preprostega razloga – ker smo tako kot veliko manjših podjetij v Sloveniji, oboževali Excel. Tako, da je bilo vse v Excelu. Zaradi neusklajenosti podatkov med različnimi Excel tabelami, ki so bile na različnih računalnikih smo sprejeli odločitev, da je to potrebno centralizirati, povezati različne sisteme v en sistem, digitalizirati, da nam prihrani čas, ki ga porabimo za redno administracijo, da se lahko posvetimo strateškemu delu s kadri. Predvsem pa smo želeli biti v skladu z zakonodajo, imeti ažurne in relevantne podatke ter olajšati delo vsem, tako vodjem kot kadrovski službi.”
Gregor Podgoršek o uvedbi kadrovsko informacijskega sistema v skupini Unija pravi: “V zadnjih letih intenzivno rastemo, imamo podjetja v šestih državah bivše Jugoslavije, kar pomeni, da na leto zaposlimo med 40 in 50 novih sodelavcev. Tudi mi smo večino stvari počeli v Excel tabelah, malo tudi na papirju. Nato smo se odločili, da želimo vse to prestaviti v bolj kompaktno okolje. Začeli smo s procesom zaposlovanja. Občasno se nam zgodi, da dobimo za eno delovno mesto tudi 300 prijav. Tukaj je ročna obdelava velik izziv. To je bil eden od glavnih motivov, zakaj smo se uvedbe kadrovsko informacijskega sistema dejansko lotili.”
Kako se lotiti uvedbe kadrovsko informacijskega sistema?
Preden se lotite uvedbe kadrovsko informacijskega sistema je pomembno, da dobite polno podporo s strani vodstva organizacije. Poleg tega, da uvedbo podprejo finančno, jo morajo podpreti tudi z drugimi viri.
Potrebno je zagotoviti ustrezno komunikacijo z zaposlenimi, v sklopu katere tudi predstavite, zakaj ste se (kot organizacija) odločili za ta korak, kakšne prednosti ima kadrovski sistem za posameznega zaposlenega in predvsem, kako boste upravljali z njihovimi podatki oz. poskrbeli, da bodo ti na varnem.
Zaposlene je potrebno pred samim začetkom uporabe kadrovsko informacijskega sistema tudi ustrezno usposobiti za njegovo uporabo.
Z navedenim boste preprečili, da bi zaposleni razvili odpor do spremembe, ki jo predstavlja uvedba kadrovsko informacijskega sistema.
Ko imate zagotovljeno podporo s strani vodstva in ostalih sodelavcev
Zdaj je čas za to, da se operativno lotite same uvedbe. V prvem koraku morate analizirati vse procese, ki jih že izvajate in opredeliti procese, ki jih želite uvesti v sklopu uporabe kadrovsko informacijskega sistema. Pomembno je, da se zavedate naslednjega:
- Uvedba kadrovsko informacijskega sistema je odlična priložnost za “prevetritev” obstoječih procesov, ki morda ne delujejo, kot bi si želeli.
- Prav tako je to odlična priložnost za uvedbo novih procesov na področjih, kjer vidite, da imate velike težave.
- Razmišljajte o avtomatizaciji ponavljajočih kadrovskih nalog, ki vam po nepotrebnem jemljejo čas in energijo.
- Kadrovsko informacijski sistem uvajate zato, da vam bo v pomoč in ne v breme.
- Preden bo kadrovsko informacijski sistem začel uporabljati vsak zaposleni, ga dobro stestirajte in predlagajte morebitne dodelave.
- Naj kadrovsko informacijski sistem ne nadomesti osebne interakcije z vašimi zaposlenimi.
Kako poteka uvedba kadrovsko informacijskega sistema Intrix HRM?
Ob potrditvi uvedbe kadrovsko informacijskega sistema Intrix HRM vam dodelimo projektnega vodjo. Ta je z vami vse od začetka uvedbe sistema Intrix HRM. Njegova naloga je, da vas usmerja, vam postavlja različna vprašanja in vodi prilagoditve sistema v smeri vaših procesov in pričakovanj. Je hkrati tudi tisti, ki komunicira s programersko ekipo in poskrbi za prva testiranja modulov.
In kakšna je izkušnja že obstoječih strank glede prvih korakov uvedbe sistema Intrix HRM?
Janja Smolnikar opisuje prve korake takole: “Lotili smo se zelo projektno, drugače skoraj ne gre. Najprej smo pregledali svoje baze podatkov, znotraj podjetja prioritizirali kaj je za različne vodje najpomembnejše in se nato dobili z Intero. Z njimi smo na rednih tedenskih sestankih prečistili bazo, opredelili naše interne kadrovske procese, ki smo jih želeli uskladiti s splošnimi, in nato smo skupaj optimizirali celotno uvedbo. Imeli smo redne tedenske sestanke, brainstorminge, da smo na koncu prišli do rešitve, ki smo jo skupaj z njimi tudi razvili.”
Gregor Podgoršek prve korake opisuje tako: “V Uniji smo se tega lotili zelo popredalčkano, tako kot se za projekt spodobi. Spomladi smo začeli načrtovati vsebino, kaj sploh želimo doseči, popisali smo procese, jih zložili v tablice in potem poiskali najbolj primerno rešitev, ki je bil v danem momentu Intrix HRM. Junija smo imeli prve sestanke, na katerih smo se relativno hitro dogovorili za način dela. Najprej smo en mesec pilili vsebino, da so tudi na Interi razumeli naša pričakovanja. Procese smo tudi narisali, stabelirali. Kmalu so nam dostavili testno okolje, kjer smo začeli s testiranjem. Vpeljave smo se lotili fazno, v prvi fazi smo se lotili procesa zaposlovanja.”
Janja in Gregor sta bila tudi gosta na prvi izvedbi dogodka HRup: Kreativni kadrovski pristopi.
Vas zanima, kakšen je njun nasvet za podjetja, ki razmišljajo o uporabi kadrovsko informacijskega sistema? Poglejte si v posnetku.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
