V času, ko imajo kandidati za zaposlitev veliko različnih možnosti, je potrebno ustrezno premisliti vsak korak v procesu zaposlovanja. Pomembno je, da je zaposlitveni proces na koncu hiter in učinkovit.
Različne prakse podjetij vplivajo na to, da lahko kandidati pošljejo prijave na prosta delovna mesta v različnih oblikah. Zgodi se, da kandidat pošlje veliko informacij o sebi, a morda pozabi dodati informacijo, ki je pomembna za vaš proces zaposlovanja.
Kandidat na primer ne prepozna potrebe po tem, da bi v prijavi dodal svojo mobilno številko, na katero ga lahko kontaktirate in povabite na razgovor ter preverite, ali mu določen termin ustreza. Naknadna pridobitev mobilne številke terja dodatno komunikacijo s kandidatom, kar vzame določen čas.
In kako lahko do najpomembnejših informacij pridemo že v “prvem poskusu”? Z uporabo zaposlitvenih obrazcev.
Kaj so zaposlitveni obrazci?
Zaposlitveni obrazci so obrazci za prijavo kandidatov na razpisano prosto delovno mesto. Običajno jih najdemo na spletni strani podjetja, v razdelku, kjer se nahajajo tudi vsebine razpisanih prostih delovnih mest. Poslužujejo se jih zaposlitveni portali kot sta MojeDelo, Optius, in drugi. Redkeje pa se zaposlitveni obrazci pojavljajo v tekstovni obliki, potencialni kandidati si jih v tem primeru prenesejo na svoj računalnik, izpolnijo in pošljejo potencialnemu delodajalcu.
Kot že omenjeno, je cilj teh obrazcev, da kadrovnik dobi vse pomembne informacije o vsakem kandidatu, brez dodatnega dela. Poleg informacij kot so ime, priimek in kontaktni podatki kandidata, je običajna praksa, da delodajalci preko obrazca pridobijo tudi druge podatke (izobrazba, število let izkušenj ipd.).
Kako pripraviti zaposlitveni obrazec?
Preden se lotite priprave in uporabe zaposlitvenih obrazcev se je potrebno vprašati, katere so tiste najpomembnejše informacije, ki jih potrebujete o vsakem kandidatu in kdo so kandidati, ki jih želite privabiti.
V mislih je potrebno imeti, da informacije, ki jih za zaposlitveni postopek potrebujejo druga podjetja, za vas morda niso ključne. To pomeni, da si lahko z zbiranjem idej pomagate z zaposlitvenimi obrazci drugih podjetij, vendar pa mora ta vseeno imeti “smisel” tudi za vaše podjetje.
Pomembno je, da premislite, kakšen je profil vašega kandidata. Gre za nekoga, ki se že znajde v uporabi spletnih brskalnikov in mu izpolnjevanje spletnih obrazcev ne bo delalo težav? Ali pa gre morda za kader, kjer sposobnost uporabe spletnih aplikacij ni tako pomembna in bi bilo sprejemljivo, da kandidat (ali njemu bližnja oseba) obrazec natisne in pošlje po elektronski ali celo fizični pošti?
Pri pripravi spletnega obrazca ne pozabite na pravilnik o zbiranju podatkov kandidatov, ki mora biti skladen z GDPR in na voljo (običajno preko povezave) vsakemu kandidatu, ki se prijavlja na razpisano prosto delovno mesto. Pri tem je potrebno vključiti pravno ekipo.
Pri vzpostavitvi zaposlitvenega obrazca na spletni strani boste sodelovali tudi z IT ekipo, ki bo obrazec objavila in poskrbela za ustrezno delovanje in zbiranje podatkov na način, da jih ne bo potrebno prepisovati v ločene zbirke.
Čemu se je pri pripravi zaposlitvenega obrazca bolje izogniti?
Pri pripravi zaposlitvenega obrazca morate biti pazljivi. Čeprav zaposlitveni obrazec prinese veliko prednosti, pa lahko ob nepremišljeni uporabi kandidate tudi izgubljate.
Prvi nasvet je, naj zaposlitveni obrazec ne bo predolg. Zaposlitveni obrazec naj zajema zgolj najpomembnejše informacije za sam zaposlitveni proces. V prvem koraku zaposlitvenega procesa je namreč cilj, da privabite čim več ustreznih kandidatov. Obsežen zaposlitveni obrazec lahko kandidate tudi odžene.
Drugi nasvet je, naj zaposlitveni obrazec ne predstavlja življenjepisa v obliki vprašalnika. Izognite se temu, da morajo kandidati tekom obrazca vpisati vse podrobnosti o svojem izobraževanju in preteklih izkušnjah. Še posebej, če v zadnjem koraku zahtevate, da prijavi priložijo tudi življenjepis. Kandidati to lahko prepoznajo kot dvojno delo in zapravljanje časa.
Tretji nasvet je, da se izognite uporabi več različnih zaposlitvenih obrazcev za eno delovno mesto. Če se odločite za vzpostavitev zaposlitvenega obrazca na vaši spletni strani, naj vse aktivnosti v sklopu iskanja kandidatov na koncu vodijo do prijave preko tega obrazca. Tako boste imeli vse podatke na enem mestu in si olajšali proces zbiranja in selekcije kandidatov.
Uporaba zaposlitvenih obrazcev v praksi – z Intrix HRM
Če ste uporabnik sistema Intrix HRM, je naš predlog, da si svoj zaposlitveni proces olajšate in optimizirate s pomočjo uporabe zaposlitvenih obrazcev. Kadrovsko informacijski sistem namreč lahko povežemo z vašim zaposlitvenim obrazcem na različne načine.
In kaj to pomeni v praksi?
V praksi ta rešitev predstavlja zbiranje vseh podatkov kandidatov na enem mestu, brez ročnega vnosa. Najpomembnejše podatke o kandidatih lahko vidite takoj in so vpisani točno tam, kjer morajo biti. Če morajo kandidati pri oddaji obrazca dodati tudi datoteko, se ta avtomatsko prenese v Intrix HRM in je ni potrebno kasneje iskati po elektronski pošti ali drugih zbirkah. Vse informacije o prijavi kandidata imate tako na enem mestu.
Če je elektronski naslov tisti, preko katerega vodite obveščanje kandidatov o nadaljnjih korakih, lahko tudi z njim upravljate kar iz kadrovskega sistema. Na tak način boste imeli pri posameznemu kandidatu takoj vidno, katera obvestila ste mu že poslali. S tem si zagotovite pregledno, redno in ustrezno obveščanje vseh kandidatov.
Ker se boste izognili dodatnemu delu z brskanjem po prejetih prijavah in iskanju pomembnih informacij iz življenjepisov kandidatov, se boste lahko bolj poglobljeno posvetili iskanju najprimernejšega kandidata z največjo dodano vrednostjo podjetju. Hkrati pa kandidatov ne boste izgubljali tekom zaposlitvenega procesa zaradi dolgotrajnega postopka.
Različne možnosti za različne potrebe uporabnikov
Spremljanje pomembnih podatkov kandidatov
Če se poslužujete ročnih zaposlitvenih obrazcev, ki jih kandidati izpolnijo in pošljejo po elektronski ali fizični pošti, je zelo pomembno, da lahko v HRM sistem vnesete prav vse relevantne podatke. Intrix HRM vam to omogoča, saj se lahko polja v aplikaciji popolnoma prilagodijo vašim potrebam.
Zbiranje podatkov iz zaposlitvenega obrazca na vaši spletni strani
Če imate zaposlitveni obrazec na svoji spletni strani, imate najboljše možnosti za optimizacijo procesa priprave in uporabe zaposlitvenega obrazca. Intrix HRM lahko pri tem uporabljate na način, da oglas za zaposlitev objavite na spletni strani kar iz Intrix HRM, tam sprejemate prijave s pomočjo zaposlitvenega obrazca, te pa se nato avtomatsko prenesejo v sistem k ustreznem razpisanem prostem delovnem mestu. Na vas je zgolj to, da pregledate podatke, ki ste jih prejeli in izberete najbolj ustreznega kandidata.
Zbiranje podatkov iz zaposlitvenega obrazca na zaposlitvenem portalu
Če za objavo prostega delovnega mesta in sprejemanje prijav uporabljate zaposlitvene portale, lahko Intrix HRM povežemo tudi z njimi. Iz kadrovsko informacijskega sistema lahko zaposlitveni oglas objavite direktno na zaposlitvenem portalu.
V kolikor zaposlitveni portal omogoča zbiranje prijav kandidatov pri njih, preko zaposlitvenega obrazca, lahko te podatke prenašamo direktno v sistem Intrix HRM. Tako boste imeli vse podatke kandidatov na enem mestu, vi pa jih boste morali le obdelati.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
