Rešitve za izzive v kadrovski službi

Kako vam lahko Intrix HRM pomaga pri vašem delu? To vprašanje smo naslovili na HRM strokovnjake večjih in manjših slovenskih podjetij. Prejeli smo zelo podobne odgovore. V nadaljevanju navajamo ključne izzive, s katerimi se soočajo pri vsakodnevnem delu v kadrovski službi in rešitve, ki smo jih razvili, da nagovorimo te izzive. Seveda je izzivov še več, tokrat se bomo osredotočili na nekaj najbolj pomembnih.

Izziv 1: Podatke o zaposlenih iščemo po preglednicah ali mapah. To nam vzame preveč časa.

Rešitev: v sistemu Intrix HRM so vsi podatki o zaposlenih, ki jih potrebujete pri svojem delu, pregledno zbrani na enem mestu in so vam na voljo vedno in povsod. Poleg varnega shranjevanja podatkov, vam Intrix omogoča tudi njihovo urejanje, spremljanje in analiziranje.

podatki o zaposlenih intrix hrm

Izziv 2: Ko iščemo kader, imamo veliko dela s pripravo razpisov za različne spletne strani in kasneje s spremljanjem prijavljenih kandidatov. Podatke o kandidatih sedaj spremljamo na natisnjenih obrazcih in v tabelah.

Rešitev: Intrix HRM vam lahko bistveno poenostavi razpisovanje delovnih mest, iskanje in sledenje prosilcev za zaposlitev ter izbor kadra. Vaše procese, od priprave razpisov za delovna mesta do zaposlitve primernega kandidata, vam lahko prilagodimo povsem po meri.

Ko v Intrixu vnesete prosto delovno mesto, lahko označite spletni prostor, kjer želite, da se ta objava prikaže (npr. na vaši spletni strani, na drugih zaposlitvenih spletnih portalih itd.). Nato se objava samodejno prenese na označena mesta. V praksi to pomeni, da boste z enim samim vnosom v Intrix objavili oglas za prosto delovno mesto tam, kjer menite, da ga bodo videli najbolj potencialni iskalci zaposlitve. 

Ampak na tej točki se proces ne zaključi, saj se bodo v nadaljevanju kandidati prijavljali na vaš razpis. Prijav ne boste prejemali po elektronski pošti, temveč se vam bodo samodejno prenesle in zbirale v Intrixu točno pri tistem delovnem mestu, na katerega se kandidati prijavljajo. Vse to nas pripelje do reševanja naslednjega izziva.

Zaposlitveni obrazci Intrix HRM

Izziv 3: Ko imamo nabor kandidatov za zaposlitev, bi radi proces zaposlovanja spremljali po statusih.

Rešitev: z Intrix HRM predlogami, ki vam jih prilagodimo po meri, si lahko poenostavite proces izbora kandidatov. Vnaprej si pripravite dokumente kot so vabila, predloge pogodb, obvestila o ustreznosti ali neustreznosti kandidatov in jih uporabite, kadar jih potrebujete. 

Ker lahko celoten zaposlitveni proces organizirano spremljate po statusih (npr. intervju, klic, poslana ponudba …), boste v vsakem trenutku vedeli, kaj se dogaja s kandidati za zaposlitev –  kdaj ste dogovorjeni za intervju, kdo je v ožjem izboru, ali je kandidat potencial še za kakšno drugo delovno mesto … Možno je tudi, da se obvestila kandidatom samodejno pošiljajo glede na predhodno določene pogoje in vsebine, dorečene za posamezni status v zaposlitvenem procesu. Bodo pa vam vsi kandidati, ki niso izbrani za razpisano delovno mesto, predstavljali bazo za vaše prihodnje razpise.

spremljanje zaposlitvenega procesa intrix hrm

Izziv 4: Zahtevke za odsotnosti (bolniške, dopuste …), izobraževanja ali potrebe po novi opremi si pošiljamo po elektronski pošti ali sporočamo ustno. Vse je nepregledno, ogromno podatkov pa se v tem procesu izgubi.

Rešitev: vsak zaposleni ima v Intrix HRM sistemu svojo stran. Tam lahko ureja oz. spreminja svoje zaposlitvene podatke in uredi še druge formalnosti. Ena izmed teh formalnosti je tudi podajanje zahtevkov za:

  • odsotnosti (dopust, bolniška, karantena …),
  • opremo, ki jo potrebuje,
  • izobraževanja, ki se jih želi udeležiti,
  • dokumente, ki jih je potrebno podpisati/odobriti.

V sistemu Intrix HRM lahko spremljate podane zahtevke, jih načrtujete ali odobrite. Intrix vas po e-pošti ali preko mobilnega telefona samodejno opomni na prejete zahtevke, ki potrebujejo vašo odobritev oz. podpis, ali če so bili zahtevki, ki ste jih podali vi, odobreni oz. podpisani. V primeru zahtevkov za odsotnost sistem samodejno preveri morebitna prekrivanja v koledarju.

Intrix vam omogoča, da pregledno in na enem mestu, zase ali zaposlene, spremljate oddane, prejete in odobrene/podpisane zahtevke.

zahtevki za odsotnosti intrix hrm

Izziv 5: Veliko časa porabimo za pripravo enakih dokumentov (npr. sklepov o letnem dopustu, pogodb …). Zelo bi nam prišle prav predloge dokumentov.

Rešitev: zbiranje in organiziranje zaposlitvenih dokumentov je lahko zelo zamudno. Zato vam Intrix HRM omogoča digitalni proces upravljanja z dokumenti in avtomatično generiranje le-teh (pogodb o zaposlitvi, odločb za letni dopust, opremo itd.). V praksi to pomeni, da imate pripravljene predloge za različne tipe dokumentov, ki se potem generirajo na klik. V izogib tiskanju lahko dokument pripnemo zaposlenim, ki ga poleg ostalih zaposlitvenih dokumentov najdejo na svoji HRM strani. Sistem jih opozori na nov dokument.

digitalizacija dokumentov intrix hrm

Izziv 6: Pogodbe in ostale kadrovske dokumente tiskamo, nato iščemo odgovorne osebe, da jih podpišejo. To nam vzame preveč časa in papirja.

Rešitev: tudi v tem primeru je obrazce za razgovore in metrike za spremljanje uspešnosti ali zadovoljstva zaposlenih možno prilagoditi povsem po vaši meri. Intrix HRM je sistem, ki vam nudi odlične osnove za izvedbo rednih razgovorov z zaposlenimi, upravljanje z odličnimi kadri ter spremljanje njihovega zaposlitvenega in razvojnega načrta. S pomočjo ključnih rezultatov, kompetenc in zastavljenih ciljev, lahko sledite razvoju in uspešnosti zaposlenih skozi čas.

elektronski podpis naloga servis

Izziv 7: Plačilne liste tiskamo in razdelimo zaposlenim. Proces je zamuden. Zaposleni jih v večini primerov izgubijo ali ne najdejo. Potem, ko jih potrebujejo, jih v kadrovski službi iščemo in ponovno tiskamo.

Rešitev: v tem primeru Intrix HRM po potrebi povežemo z vašim plačnim sistemom (ERP). Tam plačilne liste pripravite, nato pa jih lahko z enim klikom masovno prenesete v Intrix. Zaposleni bodo vse svoje plačilne liste našli na svoji strani v Intrix HRM aplikaciji in bodo hkrati o tem obveščeni preko e-maila in/ali Intrix opomnika.

zaposlitveni načrt intrix hrm

Izziv 8: V podjetju imamo redne razgovore z zaposlenimi. Sedaj si dogovore zapisujemo na natisnjene obrazce ali v excellove tabele. Zaradi nepreglednosti in razdrobljenosti podatkov težko spremljamo dogovore z zaposlenimi, njihovo zadovoljstvo, razvoj in napredek.

Rešitev: tudi v tem primeru je obrazce za razgovore in metrike za spremljanje uspešnosti ali zadovoljstva zaposlenih možno prilagoditi povsem po vaši meri. Intrix HRM je sistem, ki vam nudi odlične osnove za izvedbo rednih razgovorov z zaposlenimi, upravljanje z odličnimi kadri ter spremljanje njihovega zaposlitvenega in razvojnega načrta. S pomočjo ključnih rezultatov, kompetenc in zastavljenih ciljev, lahko sledite razvoju in uspešnosti zaposlenih skozi čas.

naloge za uvajanje novozaposlenih intrix hrm

Izziv 9: Ko zaposlimo nove sodelavce, nimamo nalog za uvajanje. Novozaposleni so odvisni od sposobnosti oz. organiziranosti posameznih vodij oddelkov.

Rešitev: po razgovoru za zaposlitev je postopek uvajanja prvi pravi vtis, ki ga podjetje naredi na nove zaposlene. Z Intrixom lahko hitro uredite formalnosti in pošljete naloge sodelavcem, da pomagajo novo zaposlenim na poti uvajanja v delovne procese. S tem boste svojim “novincem” zagotovili pozitivno izkušnjo ter povečali njihovo zavzetost za delo in pripadnost podjetju. V Intrixu lahko ustvarite uvajalne naloge za posamezna delovna mesta, ki jih aktivirate ob zaposlitvi kandidatov. O nalogah, ki so jim dodeljene, bodo obveščeni vsi vpleteni.

Intrix hrm uvajanje novih zaposlenih

Izziv 10: Če slučajno nismo za računalnikom in je potrebno hitro reagirati, bi radi imeli možnost, da kadrovske zadeve uredimo tudi ko nismo v pisarni.

Rešitev: ker je Intrix sistem v oblaku, vam je dostopen kadarkoli in kjerkoli. Na voljo je tudi kot mobilna aplikacija, zaradi česar bodo vaši procesi še bolj fleksibilni in dostopni, vi pa se boste lahko hitro odzvali, ko bo potrebno urediti kadrovske zadeve. Vam in zaposlenim bodo v vsakem trenutku na voljo osnovne funkcije – naj bo to odobritev dopusta, pošiljanje voščila ob rojstnem dnevu ali celo priprava razpisa za novo delovno mesto.

hrm sistem mobile koledar zaposlenih

Izziv 11: Ne vem kako naj zaposlene pripravimo, da bodo uporabljali HRM sistem

Rešitev: enostavno – dajte jim kar potrebujejo. Dostop do zahtevkov, razgovorov, spremljanja svojih podatkov, zaposlitvenih dokumentov in seveda plačilnih list. Tako bodo imeli ključne podatke vedno pri roki. Če nimajo računalnika lahko do sistema dostopajo preko mobilne aplikacije, ki jim je na voljo vedno in povsod.

intrix hrm za zaposlene

Izziv 12: V podjetju prepoznamo talente, potem pa odidejo drugam.

Rešitev: Intrix HRM vam omogoča popolno prilagodljivost metodam, ki jih uporabljate (ali jih še boste) za prepoznavanje visokega potenciala pri svojih sodelavcih ali potencialnih sodelavcih. Omogoča vam, da skupaj s strokovnjaki nastavite metrike, kompetence in zanesljiva objektivna merila na osnovi katerih boste prepoznali, spodbujali in zadržali talente, ki bodo kos izzivom na obstoječih ali prihodnjih delovnih mestih. Pri tem se usmerite v prihodnost in razmislite o veščinah in kompetencah, ki jih bodo sodelavci potrebovali čez nekaj let in bodo skladne s kulturo in vizijo vašega podjetja. Sistem Intrix HRM vam pri teh procesih nudi popolno tehnološko podporo.

Pomembno je, da imate v podjetju jasen zaposlitveni in razvojni načrt talentov. Spoznajte jih, preverite kaj si želijo, pri čem so uspešni in jih usmerjeno izobražujte. To je namreč odlična odskočna deska, da ustvarite sanjsko ekipo svojih sodelavcev. In ne pozabite redno preverjati zadovoljstva zaposlenih. Saj veste, ni uspešnih direktorjev brez zadovoljnih zaposlenih.

zaposlitveni in razvojni načrt talentov intrix hrm

Za konec

Če v kadrovskem oddelku rešite naštete izzive, vam bo ostalo veliko časa, da se osredotočite na bistvo HRM-ja – sestavljanju sanjske ekipe sodelavcev. Zamudno operativno delo bo za vas opravil sistem Intrix HRM. 

Navedli smo nekaj rešitev, ki vam lahko olajšajo vaše delo. Kako bi lahko sistem Intrix HRM pomagal vam? Pišite nam in z nami delite svoja razmišljanja. Sistem bomo razvijali in nadgrajevali skladno s tehnološkimi smernicami in trendi na HRM področju. 

Vabljeni tudi na ogled spletnega seminarja, kjer si lahko v živo ogledate kako lahko z Intrixom premagujete operativne izzive v kadrovski službi. 

P.S. Ne pozabite besed pesnika Toneta Pavčka, ki bi se jih morali zavedati vsi: “Ta svet je lep, če si človek do ljudi”.

 

Še niste uporabnik Intrix HRM?
|
4.7/5 - (4 votes)

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen.