Pri delu v Help desku se lahko v posameznem zahtevku sčasoma nabere več prejetih in poslanih sporočil, internih komentarjev ter pomembnih informacij o dosedanjem reševanju. Preden pripravimo odgovor ali nadaljujemo delo, moramo zato pogosto najprej pregledati celotno komunikacijo in preveriti, kaj je bilo že dogovorjeno.
Pri tem si lahko pomagamo z umetno inteligenco, ki je vključena neposredno v Intrix Help desk. AI pozna vsebino zahtevka in nam pomaga hitreje razumeti komunikacijo ter pripraviti ustrezen odgovor.
Kako nam AI pomaga pri vsakodnevnem delu?
AI nam pomaga predvsem takrat, ko moramo hitro razumeti vsebino daljše komunikacije ali pripraviti odgovor, ki upošteva vse pomembne informacije. Ker deluje neposredno znotraj zahtevka, nam vsebine ni treba kopirati v druga orodja ali je ponovno opisovati v navodilih.
Na enem mestu lahko pripravimo povzetek dosedanje komunikacije, preverimo ključne ugotovitve in nato oblikujemo odgovor za stranko. Tako porabimo manj časa za pregledovanje celotne zgodovine, lažje nadaljujemo delo sodelavca in zmanjšamo možnost, da bi pri odgovoru spregledali pomemben podatek.
AI nam je lahko v pomoč tudi pri oblikovanju besedila. Pripravljeni odgovor lahko skrajšamo, dopolnimo, napišemo v bolj formalnem tonu ali prilagodimo načinu komunikacije našega podjetja. Končno besedilo kljub temu vedno pregledamo in ga po potrebi ročno uredimo.
Povzemanje komunikacije v HelpDesku
Ko je v zahtevku več sporočil, lahko težje hitro prepoznamo bistvo komunikacije in ugotovimo, kaj se je pri obravnavi že zgodilo.
S pomočjo umetne inteligence lahko v Intrixu pripravimo povzetek celotne komunikacije v zahtevku. Povzetek zajame ključne informacije iz sporočil in nam pomaga, da se hitro seznanimo z dosedanjim potekom obravnave.
Ko se v zahtevku naberejo novi odgovori, lahko povzetek s klikom na gumb osvežimo. Po potrebi ga lahko tudi skrijemo.
Tako hitreje dobimo pregled nad zahtevkom, lažje predajamo informacije med sodelavci in učinkoviteje nadaljujemo njegovo obravnavo.
Kako pripravimo odgovor v Intrix HelpDesku s pomočjo AI?
Ko poznamo vsebino zahtevka, lahko umetno inteligenco uporabimo tudi za pripravo odgovora stranki. AI pri tem upošteva celoten kontekst zahtevka, vključno s prejetimi in poslanimi e-poštnimi sporočili ter internimi komentarji sodelavcev.
Na podlagi našega navodila pripravi osnutek odgovora, ki ga lahko pred pošiljanjem pregledamo, dopolnimo ali prilagodimo.
Priprava prvega osnutka odgovora
Ko želimo pripraviti odgovor, v urejevalniku kliknemo ikono AI. Ikona je dodatno vizualno izpostavljena, zato jo lahko hitro poiščemo neposredno ob pripravi sporočila.
Nato zapišemo kratko navodilo, v katerem pojasnimo, kakšen odgovor potrebujemo. AI lahko na primer naročimo, naj pripravi prijazen odgovor, stranki pojasni naslednji korak ali povzame ugotovitve iz dosedanje komunikacije.
Navodilo je lahko preprosto, na primer: »Stranki sporoči, da bomo zadevo preverili in ji odgovorili v najkrajšem možnem času.«
Uporabimo lahko tudi navodilo: »Pripravi odgovor na podlagi zadnjega prejetega sporočila.«
Na podlagi navodila nam umetna inteligenca pripravi predlog besedila v oknu »Pomočnik za UI«. Če smo s pripravljenim predlogom zadovoljni, ga lahko neposredno vstavimo v polje za odgovor. Po potrebi ga lahko ročno uredimo ali dodatno prilagodimo z novim navodilom.
AI upošteva celotno komunikacijo
Pri pripravi odgovora AI ne upošteva samo zadnjega sporočila stranke, ampak pregleda celoten kontekst zahtevka. To vključuje prejeta in poslana e-poštna sporočila ter interne komentarje, ki so jih dodali sodelavci.
V navodilo nam zato ni treba ponovno kopirati celotne komunikacije ali podrobno opisovati, kaj se je v zahtevku že dogajalo. AI lahko prepozna pomembne informacije in jih smiselno uporabi pri pripravi odgovora.
Če je na primer sodelavec v internem komentarju zapisal ugotovitve ali predlagano rešitev, lahko AI naročimo: »Pripravi odgovor stranki na podlagi zadnjega internega komentarja.«
AI bo vsebino komentarja upošteval pri pripravi predloga. Pred pošiljanjem moramo vseeno preveriti, ali so vse vključene informacije primerne za komunikacijo s stranko.
Odgovora nam ni treba pripravljati znova
Če prvi predlog še ni popolnoma ustrezen, nam ni treba začeti od začetka. Intrix si zapomni zadnji predlagani odgovor, zato ga lahko z dodatnimi navodili postopoma dopolnjujemo in prilagajamo.
AI lahko na primer naročimo, naj odgovor skrajša, ga napiše bolj prijazno, odstrani tehnične podrobnosti ali doda določeno informacijo. Pri novem navodilu bo upošteval že pripravljeno besedilo in ga ustrezno popravil.
Če je prvi odgovor predolg, lahko preprosto zapišemo: »Skrajšaj odgovor in ohrani samo ključne informacije.«
Na ta način lahko odgovor oblikujemo v več korakih, dokler ne ustreza vsebini zahtevka in načinu komunikacije našega podjetja.
Odgovor pred pošiljanjem vedno pregledamo
AI nam pomaga hitreje pripraviti osnutek odgovora in pri tem upošteva informacije, ki so že zapisane v Help desku. Kljub temu moramo pred pošiljanjem preveriti pravilnost podatkov, ustreznost tona in celotno vsebino sporočila. Po potrebi lahko besedilo še ročno dopolnimo in ga nato pošljemo na enak način kot druge odgovore.
Z uporabo AI lahko v Intrix HelpDesku hitreje pridobimo pregled nad dosedanjo komunikacijo in pripravimo osnutek odgovora, ki ga nato prilagodimo konkretni situaciji. Tako si poenostavimo vsakodnevno delo, lažje sodelujemo znotraj ekipe in več časa namenimo vsebini zahtevka ter kakovostni komunikaciji s stranko.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
