Dvosmerna integracija med Office 365 in Intrixom

V sodobnem poslovnem okolju se podjetja srečujejo z izzivi, kako maksimizirati produktivnost in učinkovitost svojih zaposlenih. Ena od ključnih poti k doseganju tega cilja je uporaba integracij med različnimi platformami in orodji, ki jih podjetja uporabljajo za upravljanje svojih operacij. Med temi platformami sta Office 365, ki je ena najbolj priljubljenih rešitev za produktivnost v oblaku, in Intrix, ki je specializiran sistem za upravljanje odnosov s strankami, pri čemer imamo vse kjučne podatke shranjene na enem mestu.

Prednosti dvosmerne integracije

Dvosmerna integracija med Office 365 in Intrixom prinaša številne prednosti:

Sinhronizacija koledarjev: Z integracijo lahko sestanke, ki smo jih ustvarili v Intrixu, sinhroniziramo s koledarjem v Office 365 in obratno. To omogoča boljše upravljanje časa in resursov.
Povečana usklajenost delovnih procesov: Zaposleni lahko neposredno dostopajo do sestankov iz Office 365, kar omogoča boljšo usklajenost in transparentnost delovnih procesov.
Izboljšano sodelovanje: Integracija olajša sodelovanje med člani ekipe, saj lahko delijo datoteke, komunicirajo in spremljajo napredek projektov v enotnem okolju.

Vklop integracije

Dvosmerna integracija med Office 365 in Intrixom privzeto ni vklopljena. Vklop uredimo na zahtevo stranke, saj tukaj govorimo o dodatnem modulu, ki ga je mogoče uporabljati v sklopu Intrix aplikacije.

Z vaše strani potrebujemo določene podatke preko Microsoft Azure, pri čemer je potrebno registrirati aplikacijo – vnesemo ime aplikacije, tip računa s katerim dovolimo dostop ter povezavo za preusmeritev. Preko slednje povezave poteka komunikacija za izmenjavo žetonov.

Vklop integracije vam mora urediti vaš sistemski administrator za Azure.

Kontaktirajte Intrix podporo za vklop integracije

Dostop

Vsak uporabnik v Intrixu nato poda zahtevo za pridobitev dostopa do svojega Microsoft Office 365 računa. Dostop se uredi preko šifranta Office 365 dostop, gumb “Dodaj“.

Vsak uporabnik vidi samo svoje podatke, administrator aplikacije pa vidi dostope vseh uporabnikov.

Zahtevo za pridobitev dostopa nato potrdimo preko gumba “PRIDOBI“. Vsa ostala polja so že izpolnjena.

Nato nas Intrix preusmeri na izbiro Microsoft računa kjer izberemo želeni račun, vpišemo geslo ter potrdimo dostop preko gumba “Accept“.

Po potrditvi smo preusmerjeni nazaj v Intrix. V primeru, da je bil dostop uspešno pridobljen se nam prikažejo podatki v poljih “Avtorizacijska koda“, “Dostopni žeton“, “Žeton za osvežitev“ …

Primer sinhronizacije iz Intrixa v Outlook

V Intrixu dodamo nov sestanek – lahko kar preprosto preko koledarja ali pa preko zavihka “Sestanki“.

Dodamo zadevo, začetek in konec sestanka, podjetje, lokacijo ter prisotne sodelavce. Po želji dodamo tudi namen sestanka. Sestanek nato shranimo s klikom na gumb “Shrani“.

Ko shranimo sestanek, nas preusmeri nazaj na koledar, spodaj levo pa se nam izpišeta dve obvestili. Prvo, da je ta sestanek/zapis bil shranjen in drugo, da v ozadju poteka sinhronizacija.

Če nato preklopimo v naš Outlook koledar, lahko vidimo dodan sestanek.

Iz Intrixa se v Outlook prenašajo sledeča polja: “Zadeva“, “Začetek“, “Konec” in “Namen sestanka“.

Primer sinhronizacije iz Outlooka v Intrix

Tako kot lahko dogodke sinhroniziramo iz Intrixa v Outlook, lahko omenjeno urejamo tudi v obratni smeri, torej sinhroniziramo dogodke iz Outlooka v Intrix.

V svojem Outlook koledarju dodamo nov dogodek.

Ko v Intrixu osvežimo koledar se nam dodan sestanek takoj prikaže.

Microsoft Teams sestanek

Ko v Intrixu kreiramo nov sestanek, imamo na voljo tudi opcijo, da samo z enim klikom kreiramo MS Teams sestanek. Torej, gremo na zavihek “Sestanki” in nato dodamo nov sestanek. Izpolnimo vsa obvezna polja, nato se pomaknemo nekoliko nižje, kjer obkljukamo polje “Kreiraj MS Teams sestanek”.

V Outlooku lahko vidimo dodan sestanek in tudi povezavo do MS Teams sestanka.

Do te povezave lahko pridemo tudi v Intrixu.

Opcijo dodajanja MS Teams sestankov imamo na voljo tudi v Outlooku. Ko dodajamo nov sestanek, obkljukamo opcijo “Teams meeting“. Ko shranimo sestanek, se nam bo kreirala povezava za sestanek.