Modul Interne objave v Intrix HRM predstavlja osrednje mesto za interno komunikacijo podjetja. Omogoča pregledno deljenje pomembnih obvestil, napovedi, video vsebin ali internih dogodkov z izbranimi skupinami zaposlenih. Na ta način ključne informacije ne izgubljajo poti v e-poštnih predalih, temveč so vedno dostopne tam, kjer zaposleni že vsakodnevno delajo.
Poleg enotne lokacije komunikacije modul omogoča tudi natančno usmerjanje objav. Vidnost posamezne objave je mogoče prilagoditi določenim skupinam ali posameznikom, kar zagotavlja, da zaposleni prejemajo le vsebine, ki so zanje relevantne. S tem se zmanjša preobremenjenost z informacijami, hkrati pa ostane komunikacija jasna in ciljno usmerjena.
V nadaljevanju predstavljamo glavne funkcionalnosti modula ter priporočila za učinkovito ustvarjanje in upravljanje internih objav.
Dodeljevanje pravic in vloga moderatorjev
Za ustvarjanje in urejanje internih objav so potrebne ustrezne pravice, ki jih določa uporabniška skupina “Moderator za objave“. Uporabniki s to skupino lahko objave dodajajo, urejajo ter upravljajo z njihovo vidnostjo, medtem ko lahko ostali uporabniki objave zgolj prebirajo.
Če je treba v podjetju razširiti krog moderatorjev, to uredimo preko “Administracije uporabnikov“. Tam odpremo nastavitve izbranega uporabnika (s klikom na ikono svinčnika) in v polju Pripada skupinam dodamo skupino “Moderator za objave“. Ko shranimo spremembe, uporabnik pridobi vsa potrebna dovoljenja za delo z internimi objavami.
Vrste objav in njihove možnosti
Modul Interne objave je viden v zgornji vrstici sistema, desno od iskalnika, med glavnimi zavihki. Omogoča tri različne vrste objav, ki jih lahko izberemo glede na vsebino, ki jo želimo deliti. Vsaka vrsta je prilagojena specifičnemu namenu komunikacije in ponuja svoj nabor polj ter možnosti.
Besedilna objava
S klikom na ikono za interne objave odpremo okno, kjer lahko izberemo vrsto objave, ki jo želimo ustvariti. V našem primeru bomo izbrali besedilno objavo.
Besedilne objave so najpogosteje uporabljena vrsta objav, primerne za splošna interna obvestila, navodila, deljenje gradiv ali daljša sporočila. Ob pripravi objave vnesemo naziv in besedilo, po potrebi dodamo priponke ter določimo, kdo naj bo z objavo seznanjen.
Pri dodajanju slik je pomembno razumeti razliko med fotografijo, dodano kot priponko, in fotografijo, vključeno v samo vsebino:
- priponka omogoča prenos datoteke, vendar fotografije v objavi ne prikaže kot predogled,
- fotografija v vsebini je prikazana neposredno v objavi, kar je uporabno, kadar želimo, da je vizualni material takoj viden.
Besedilne objave so najbolj primerne za vsebine, ki jih zaposleni potrebujejo za opravljanje dela ali kot interni vir informacij.
Video objava
Video objave omogočajo deljenje povezav do video vsebin, kot so nagovori vodstva, predstavitve, interni posnetki ali razlage procesov. Poleg naziva in opisa v objavo vnesemo povezavo do videa, izberemo vidljivost ter po potrebi dodamo priponke (npr. dodatna gradiva, dokumenti ali navodila).
Video objava je še posebej primerna, kadar želimo sporočilo podati na bolj oseben ali vizualno privlačen način, ali ko vsebina vključuje dinamiko, ki jo besedilo ne bi moglo učinkovito zajeti.
Objava dogodka
Objava tipa “Dogodek” je namenjena napovedi internih srečanj, delavnic, teambuildingov, izobraževanj ali spletnih dogodkov. Poleg naziva in opisa vključuje tudi datum in čas dogodka, lokacijo, oziroma povezavo, če gre za spletni dogodek. Dodamo lahko tudi priponke, kot so program, gradiva ali koristne informacije za udeležence.
Dogodki so idealni za situacije, kjer želimo udeležence pravočasno informirati in jim na enem mestu zagotoviti vse potrebne podrobnosti.
Nastavitev vidljivosti objav
Vsako interno objavo je mogoče natančno usmeriti k posameznikom ali uporabniškim skupinam. Vidnost določimo že pri samem ustvarjanju objave, v polju “Vidljivost“, kjer lahko izberemo, ali naj bo objava prikazana celotnemu podjetju, posameznim oddelkom oziroma uporabniškim skupinam ali zgolj izbranim posameznikom.
S tem poskrbimo, da vsebine prejemajo le zaposleni, ki jih informacija dejansko zadeva. Takšen način usmerjanja komunikacije ohranja preglednost in hkrati zmanjšuje možnost, da bi uporabniki spregledali pomembno obvestilo zaradi prevelike količine nerelevantnih informacij.
Vsak zaposleni, ki prejme novo objavo, jo vidi v zgornji vrstici na ikoni za interne objave, kjer se mu prikaže rdeč indikator s številom novih oziroma neprebranih objav.
Samodejna e-poštna obvestila
Ob vsaki objavi, Intrix avtomatsko pošlje e-poštno obvestilo vsem, ki so vključeni v vidnost objave. S tem so zaposleni pravočasno seznanjeni tudi, če v sistem tisti dan ne vstopijo.
E-poštna obvestila je mogoče uporabljati tako za pomembna sporočila vodstva kot za bolj operativna obvestila, kjer je pomembno, da jih zaposleni ne spregledajo.
Izpostavljene objave
Za posebej pomembne informacije, ki morajo biti v ospredju dalj časa, je na voljo funkcija “Izpostavljeno“. Takšne objave so uporabnikom prikazane na vrhu, ne glede na čas objave.
Ko objava ni več aktualna, priporočamo, da izpostavljenost odstranite, saj se tako ohranja urejenost in preglednost komunikacije.
Interne objave v Intrix HRM-ju, podjetju omogočajo enoten, pregleden in zanesljiv kanal notranje komunikacije. Z možnostjo prilagajanja vidnosti, dodajanjem različnih vrst vsebin in izpostavljanjem ključnih objav lahko podjetje učinkovito doseže zaposlene in poskrbi za boljšo informiranost ter povezanost ekip.
Če potrebujete dodatne informacije ali pomoč pri nastavitvah, se lahko obrnete na našo podporo na [email protected]. Enako velja, če ste obstoječi naročnik in bi želeli začeti uporabljati modul Interne objave, ekipa podpore vam ga lahko hitro vklopi ter pomaga pri prvih korakih.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
