Navodila za pripravo in uvoz podatkov v Intrix

Priprava podatkov v preglednici

Vse podatke je pred uvozom v aplikacijo Intrix CRM treba skrbno pripraviti. Podatke pripravljamo v preglednici in za to primernem programu (Excel, Google spreadsheet, LIbreOffice,..). Stolpec s podatki v tabeli pri uvozu pomeni polje v sistemu Intrix CRM.  Največ težav se pojavlja ravno zato, ker podatki niso primerno urejeni. Poskrbeti moramo, da so vsi podatki enake oblike in brez napak ali dodatnih znakov (primeri: “,”, “;”, “:” in podobno). Primer pravilnega e-poštnega naslova je “[email protected]”. Primera napačnih zapisov pa sta “info @intera.si”, kjer se pred znakom @ pojavi presled in “[email protected],”, kjer je na koncu zapisa odvečna vejica.

Podvojeni zapisi in tipkarske napake

Pomembno je, da se v tabeli, ki jo pripravljete za uvoz, ne pojavljajo podvojeni zapisi. Ko uvažamo npr. podjetja, moramo biti pozorni na to, da v tabeli za uvoz nimamo dva ista zapisa ali celo večkrat ponavljajočega zapisa. Pogosto se pojavi napaka, da se nam v bazo za uvoz prikrade podjetje z istim nazivom, a drugačnimi podatki. Paziti moramo tudi na to, da se pri dveh različnih podjetjih ne pojavi ista davčna številka, saj je ta vrednost unikatna.

Do težav lahko prihaja tudi zaradi tipkarskih napak, na primer če zapišemo datum rojstva 19.8.0197 namesto 19.8.1970. Zaradi nepravilne oblike datuma dokument ne bo uvožen. Pozorni moramo biti tudi na nepotrebne presledke, na primer 19. 8. 1970.

Priprava za uvoz v šifrante

Posebej moramo biti pozorni pri zapisih, ki so vezani na šifrante. V testni aplikaciji Intrix CRM – https://crm.intrix.si lahko na primer pri opisovanju velikosti podjetja izbiramo med vrednostmi šifranta “veliko”, “malo”, “srednje” in “mikro” podjetje. Če bomo podatke o podjetjih uvažali, morajo biti vrednosti za lastnost “velikost podjetja” zapisane povsem enako. Upoštevati moramo velike in male začetnice in črke ter seveda pravilen zapis, brez dodatnih znakov ali tipkarskih napak: lastnosti kot “vliko”, “majhno”, “srednja” ipd. sistem ne bo hotel uvoziti. Zapis mora biti povsem identičen, kot je v šifrantu v Intrixu (npr. “srednje” ni enako kot “srednja”).

Obvezna polja so označena z modrim trikotnikom

Prav tako moramo uvoziti vsa polja, ki so na vnosnem obrazcu obvezna. Na zavihku Kontakti sta na primer običajno obvezni polji Ime in Priimek, torej moramo imeti v tabeli za uvoz kontaktov, pripravljena dva stolpca in v obeh vpisane te podatke. Včasih se zgodi, da imamo pri določenem zapisu kakšno polje prazno (npr. Priimek). Lahko pa uvažamo / vnašamo podjetja in pri nekaterih nimamo podatka o telefonski številki, ki je obvezno polje. Možno je, da se pri uvozu podatki v vrsticah s praznimi polji zamaknejo. Enostavna rešitev je, da si v programu, kjer podatke pripravljamo, pomagamo s funkcijo “najdi in zamenjaj”. V preglednici označimo vse podatke in pritisnemo Ctrl+F. Odpre se novo okno, kjer polje “najdi” pustimo prazno, v polju “zamenjaj z” pa pritisnemo na presledek. Potrdimo s klikom na “zamenjaj vse”. Tako se bo v vsa prazna polja zapisal nam neviden znak, program pa ga bo pri uvozu prepoznal in podatki bodo ostali nespremenjeni.

Priročno je tudi, če so naslovi stolpcev (npr. Ime, Priimek, E-pošta,…) v Excelu, poimenovani enako kot stolpci pri uvozu v intrix CRM, saj bo program pri uvažanju tako lahko sam povezal pravilna polja oziroma jih boste tudi vi lažje izbrali.

Uvoz s CSV datoteko

Pravilno pripravljeno bazo v Excelovem ali Calcovem (Open Office) dokumentu shranimo kot CSV datoteko. To naredimo tako, da v Excelu izberemo “Shrani kot”, nato pa med formati datotek izberemo Tekst CSV (.csv). Pri shranjevanju nas bo vprašalo po Ločilcu stolpcev (; ali ,), Ločilcu večih vrednosti(, ali “) ter Kodni tabeli (Windows-1250 ali UTF-8). Te nastavitve pustimo takšne, kot so privzeto nastavljene. Če jih spremenimo, moramo enake nastavitve uporabiti v Intrixu, da se bodo podatki pravilno prikazali.

Shranjevanje-datoteke-excel-csv

Ko je baza pravilno pripravljena in shranjena v CSV format, lahko pričnemo z uvozom. Postavimo se na zavihek v Intrixu, kamor želimo uvažati (Podjetja, Kontakti,…) in kliknemo na gumb “Uvoz podatkov”.

Ko se odpre novo okno, kliknemo na gumb “Izberite datoteko” in izberemo pripravljeno datoteko. Kliknemo gumb “Uvozi”.

Odprejo se prej omenjene nastavitve (Ločilec stolpcev, Kodna tabela, Ločilec večih vrednosti) ter izbira, v kateri vrstici bomo začeli in v kateri končali. Imamo tudi možnost, da preskočimo napake ali ignoriramo velike črke v primeru posodabljanja baze.

Uvoz-podatkov-lastnosti

 

Začni pri vrstici nam pove, v kateri vrstici v Excelovem dokumentu naj začne uvažati

Končaj pri vrstici nam pove, v kateri vrstici v Excelovem dokumentu naj zaključi uvoz

Ti dve funkcionalosti pogosto prideta prav, ko smo del baze že uvozili in želimo nadaljevati na primer v 1200. vrstici. Uporabno je tudi pri naslovnih vrsticah, saj je prva vrstica praviloma naslovna, kar pomeni, da začnemo z drugo, saj ne želimo uvoziti naslovov.

Ločilec stolpcev je znak, s katerim ločimo podatke za različne stolpce. Znak nastavimo pri shranjevanju Excelove datoteke v format CSV, nato pa isti znak uporabimo pri uvažanju.

Kodna tabela – črke in drugi znaki so v računalniku predstavljeni s pomočjo tabele oziroma razporeda, ki povezuje grafično predstavitev nekega znaka z njegovim binarnim zapisom. Tudi kodno tabelo izberemo pri shranjevanju Excelove datoteke v format CSV. Primer: Windows-1250, UTF-8.

Ločilec večih vrednosti je znak, s katerim ločimo različne zapise. Tudi ta znak nastavimo pri shranjevanju Excelove datoteke v format CSV in ga nato uporabimo pri uvažanju.

Preskoči napake omogoča preskočitve napak, ki se pojavijo pri uvozu. Sistem uvozi tiste podatke, ki so brez napak, nato pa nam izdela datoteko, v kateri se nahajajo vsi podatki z napako. Do te datoteke dostopamo prek Nastavitev (Razno – Obvestila uporabniku).

Ignoriraj velike črke pri posodabljanju – pri posodabljanju zapisov upošteva zapise z malo ali veliko začetnico.

Na voljo nam je tudi predogled uvoza. Če nam Intrix tega ni ustrezno ponudil samodejno, lahko v predogledu izberemo, katere stolpce želimo uvoziti v katero polje v Intrixu.

Ko imamo izbrano vse potrebno, kliknemo “Uvozi”. Po uspešnem uvozu 

Pri shranjevanju lahko pride do napak, če podatki niso bili pravilno pripravljeni ali pa določeni zapisi že obstajajo v bazi

Uvažanje Kontaktov in vezava na Podjetja

Preden želimo v Intrix CRM uvoziti Kontakte in jih vezati na določena Podjetja, morajo željena podjetja v našem sistemu že obstajati. V primeru, da določeno podjetje na katerega želimo vezati kontakt, v Intrix CRM še ne obstaja, bo uvoz kontakta neuspešen.

Preglednico za uvoz Kontaktov si pripravimo na način, da uredimo vse obvezne podatke in tudi ostale neobvezne podatke, ki jih želimo uvoziti. Na zavihku Kontakti so v običajno obvezne lastnosti: Ime, Priimek, Podjetje. Naša preglednica bo tako sestavljena iz stolpca: Podjetje, Ime, Priimek in drugih neobveznih podatkov: E-pošta, Telefonska številka,…

Pri uvozu Kontaktov v Intrix CRM sistem velja pravilo, katero narekuje, da je pri lastnosti Podjetje, na katerega vežemo izbran kontakt, potrebno vnesti Zunanji ID podjetja. Tukaj namreč ne vnašamo Naziva podjetja, temveč Zunanji ID podjetja, ki ga je posamezno podjetje že pridobilo ob uvozu na zavihek Podjetja. Stolpec pa poimenujemo Podjetje, saj podatke uvažamo kot kot lastnost Podjetje. 

Kontakti-za-uvoz

Primeri napak

Do te napake pride, ko imamo v tabeli za uvoz podatek, ki ne obstaja v šifrantu.

Napaka-uvoz-napačen-šifrant

Do te napake pride zaradi nepravilnega zapisa datuma. Hkrati sta pri vsaj enem zapisu obvezni polji Ime in Priimek prazni.

Napaka-uvoz-zapis-datuma

Do te napake pride zaradi nepravilnega zapisa e-naslova (presledek in vejica na koncu)

napaka-uvoz-podakov-e-pošta

Ko so podatki uspešno uvoženi, nam Intrix izpiše število uspešno uvoženih zapisov, število novih zapisov ter število neuspešno uvoženih zapisov.

Uspešno-neuspešno-uvoženi-podatki

S tem so podatki uspešno uvoženi v bazo in so na voljo za uporabo v vašem programu Intrix CRM.

Če se vam kljub upoštevanju navodil ob uvozu pojavljajo napake, nam pošljite tabelo na [email protected] in preverili bomo, kaj bi lahko bilo narobe

|

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja

Kako učinkovito prodajati?

CRM PRIROČNIK

74% podjetij, ki uporabljajo CRM, poroča o boljših odnosih s strankami. - preverite Markove nasvete za boljše prodajne rezultate z našim e-priročnikom.