SPLETNA UČILNICA INTRIX PROJECT

Razlika med aktivnostmi in nalogami

Aktivnosti

Aktivnosti so vezane na komunikacijo s stranko in največkrat predstavljajo zaznamke o klicih in pomembnih opravkih, ki jih imamo s strankami. Dodelimo jih lahko sebi ali drugim sodelavcem. Praviloma se aktivnosti uporabljajo v prodajnem procesu in se navezujejo na priložnosti. Ključno pri aktivnostih je, da se navežejo tudi na kontaktno osebo, s katero komuniciramo neposredno ali posredno.

Ko je aktivnost opravljena jo je potrebno zaključiti (sicer vas bo na koledarju opozarjala med zapadlimi aktivnostmi do zaključka).

Aktivnosti imajo začetek, vezane so na datum in uro in so običajno krajši čas trajajoči zaznamki. Zapišemo si jih lahko vnaprej (da jih načrtujemo in ne pozabimo) ali za nazaj, po tem, ko se zgodijo, da jih zabeležimo in jih lahko kasneje pregledujemo.

Primeri aktivnosti

• Pokliči stranko glede odprte ponudbe in preveri ali je že znana odločitev.
• Pošlji ponudbo stranki.
• Vrni klic stranki. (V primeru, da stranka želi sodelavca aktivnost vpišemo sodelavcu in izberemo stranko, ki ga je želela priklicati. Ob vrnitvi sodelavca, bo tega čakala aktivnost z vsemi kontakti stranke)
• Klicala je stranka, zapišem si kratek povzetek pogovora (če smo dogovorili pomembne informacije).
• Pošlji stranki cenik preko e-pošte.

Naloge

Naloge so dalj časa trajajoči interni opravki ali opravki vezani na projekte. Dodelimo jih lahko sebi ali drugim sodelavcem. Ko je naloga opravljena jo je potrebno zaključiti (sicer vas bo na koledarju opozarjala med zapadlimi aktivnostmi do zaključka).

Naloge imajo začetek in rok, vezane so na dan (ne nujno tudi na uro) ter lahko trajajo tudi več dni.

Praviloma jih definiramo že vnaprej, kot nekaj kar moramo urediti. Naloge je možno prikazati tudi na Planerju in Gantogramu, kar je potrebno ročno aktivirati.

Primeri nalog

• Priprava novih cenikov za prodajni segment A.
• Pripravi poročilo o vzrokih prejetih reklamacij.
• Montaža stroja.
• Pošlji naročene izdelke.
• Izdelaj poročilo preteklega kvartala.
• Pripravi vsebino za spletno stran.

Priprava projektov iz predloge

Če se projekti in njihove naloge pogosto ponavljajo, lahko ustvarimo in shranimo predlogo, ki jo uporabimo ob vsakem ustvarjanju novega zapisa. Spodaj so opisani koraki za izdelavo predloge in ustvarjanje projekta na podlagi predloge.

Kako ustvarimo novo predlogo?

Za ustvarjanje nove predloge za projekt najprej kliknemo na avatar s svojo sliko v zgornjem desnem kotu, da se prikaže spustni seznam. Nato izberemo možnost “Nastavitve”.

V nastavitvah se pomaknemo do razdelka “Nastavitve aplikacije” in izberemo možnost “Šifranti”. Nato se pomaknemo navzdol do šifranta “Predloge projektov” in kliknemo nanj, da odpremo možnost pogleda.

Pridemo na seznam predlogov projektov, kjer lahko vidimo že vse obstojoče predloge, s klikom na zelen gumb “+ Dodaj” v zgornjem desnem kotu pa lahko tudi samo ustvarimo svojo lastno predlogo.

Izpolnimo vsa potrebna polja za predlogo projekta, kot so “Naziv”, “Tip” ter “Podjetje”. Prav tako pa lahko tudi že na sami predlogi določimo kdo je vključen v samo projektno skupino in kdo je vodja projekta. Sam projekt lahko razčlenimo tudi na posamezne faze. S klikom na gumb “Dodaj” v polju “Faze” dodamo poljubno število faz.

Vsaki fazi lahko določimo barvo, kar omogoča enostavno vizualno razlikovanje med fazami projekta.

Ko izpolnimo vsa željena polja, predlogo shranimo s klikom na zelen gumb “Shrani”. V seznamu predloge projektov se prikažejo vse predloge, ki smo jih ustvarili in shranili.

Dodajanje nalog

Če želimo tej predlogi projekta dodati tudi naloge, kliknemo nanjo ali pa na modro ikono očesa. Odpre se nam predogled same predloge. Pomaknemo se nekoliko nižje do razdelka “Predloge nalog”, kjer lahko dodamo naloge, ki se pri tem projektu ponavljajo.

Vnesemo vse potrebne podatke in shranimo nalogo.

Enak postopek ponovimo za dodajanje vsake nove naloge.

Dodajanje projekta iz predloge

Ko imamo kreirano predlogo projekta, lahko na zavihku “Projekti” preprosto dodamo nov projekt. Pri vnosnem polju “Določi projekt iz predloge” pa izberemo projekt iz predloge, ki smo ga pred tem ustvarili.

Ko izberemo projekt iz predloge, se samodejno izpolnijo polja, ki smo jih predhodno nastavili v predlogi. Po potrebi prilagodimo podatke o projektu in ga shranimo. Ob odprtju shranjenega projekta so naloge iz predloge prav tako že dodane; njihove podatke, kot je npr. “rok”, lahko po potrebi prilagodimo.

Uporaba planerja

Planer v Intrixu omogoča učinkovito razporejanje razpoložljivih virov v določenem časovnem obdobju. Viri lahko vključujejo zaposlene, službena vozila, dogodke, stroje ali prostore, kot so pisarne. Razporejanje poteka glede na zasedenost virov z obstoječimi aktivnostmi, kar pripomore k optimalni organizaciji in uporabi razpoložljivih kapacitet.

Kje najdemo planer?

Planer najdemo v desnem zgornjem delu CRM aplikacije ali aplikacije za projektno vodenje. Sam planer omogoča veliko uporabnih funkcionalnosti.

Ko kliknemo na gumb “Planer” nas preusmeri na novo stran, kjer lahko vidimo in urejamo razporeditev naših resursov.

Filtriranje podatkov

Na planerju lahko podatke tudi filtriramo, nato pa ta filter shranimo kot lasten pogled. To storimo tako, da si na levi strani razpremo razdelek “Resursi”, nato izberemo želene parametre in filter shranimo tako, da ustvarimo nov pogled.

Ko kliknemo na gumb “Ustvari nov pogled”, se nam odpre novo okno kjer lahko določimo naziv pogleda in ga tudi določimo kot privzeti pogled. To pomeni, da zmeraj, ko bomo kliknili na planer se nam bo prikazal naš na novo ustvarjen pogled.

Shranjen pogled najdemo v spustnem seznamu med razdelkom “Moji pogledi”.

V primeru, da ne želimo imeti več privzetega pogleda, kliknemo zraven gumba “Ustvari nov pogled” na navzdol obrnjeno puščico, pri čemer izberemo opcijo “Posodobi pogled”. Nato pa odkljukamo opcijo “Določi kot privzeti pogled”.

Dodajanje aktivnosti

Aktivnost zase, sodelavce ali ostale resurse lahko dodamo neposredno na planer. Na planerju se postavimo na termin pri resursu, ki mu želimo dodati aktivnosti. Z levim klikom na miški se nam odpre polje za dodajanje. Izpolnimo podatke in shranimo.

Urejanje planerja

Aktivnost na planerju lahko uredimo oz. spremenimo. To storimo po sistemu “drag & drop” ali pa s klikom odpremo aktivnost in jo uredimo.

Brisanje aktivnosti

Aktivnost na planerju lahko tudi izbrišemo. To storimo, tako, da kliknemo na aktivnost na planerju in izberemo možnost “Izbriši”.

Zaključevanje nalog

Naloge na planerju lahko odkljukamo, ko so zaključene. Tako bomo imeli pregled nad stanjem nalog na planerju.

Če aktivnosti v planerju dodajamo, urejamo, zaključujemo ali brišemo, se nam bo stanje aktivnosti posodobilo povsod v Intrixu kjer se ta zapis nahaja.

Gantogram

Projekti v Intrixu

Do projektov v Intrixu dostopamo preko zavihka “Projekti”, kjer se nam najprej prikaže seznam vseh projektov. Na seznamu projektov lahko s klikom na “modri svinčnik” hitro uredimo že manjše spremembe v posameznem polju (brez odpiranja kartice projekta), kot npr. naziv, podjetje, začetek in konec projekta, vodjo projekta, status ter stanje.

Prikaz gantograma

Pogled na seznam projektov si lahko s klikom na gumb “Gantogram” spremenimo v vizualen pogled, ki pa ga najdemo na desni strani od gumba “Seznam”.

Tako lahko vidimo vse naše projekte in njihove informacije v vizualnem pogledu – začetek in konec projekta, kdo so odgovorne osebe ter kakšen je napredek posameznega projekta. Prav tako pa vidimo časovnico, ki jo lahko preprosto prilagajamo z modrim drsnikom. Omogoča nam pogled različnih obdobij (teden/dan, mesec/dan, leto/mesec ter leto).

Gantogram na vsakem projektu

Gantogram se avtomatsko prikaže tudi v predogledu vsakega projekta na podzavihku “Gantogram”.

Poljubno si lahko tudi povečamo ali zmanjšamo tabelo v gantogramu. To naredimo tako, da ločnico med gantogramom in stolpci preprosto povlečemo v levo ali desno stran.

Filtri na gantogramu

Do filtrov znotraj gantograma dostopamo tako, da na levi strani kliknemo na gumb “Filtriraj”.

S pomočjo filtrov si lahko po želji prikažemo samo projekte po določenem podjetju, vodji projekta ali projektni skupini, ki nas v tem trenutku zanima.

Tako kot na na vseh ostalih seznamih in zavihkih pa si lahko pogled s filtrom tudi shranimo ter ga določimo kot privzetega.

Kako dodajamo nove zapise na gantogramu?

Znotraj gantograma lahko dodamo nov projekt, nalogo in tudi podnalogo.

Nov projekt

S klikom na zelen + na vrhu lahko kar znotraj gantograma dodamo nov projekt.

Nova naloga

S klikom na zelen + vzporedno od naziva projekta lahko dodamo novo nalogo, ki se bo navezovala na ta projekt.

Nova podnaloga

S klikom na zelen gumb + vzporedno od naloge pa lahko dodamo tudi podnalogo.

Hitro prestavljanje nalog in podnalog na gantogramu

Funkcionalnost “drag & drop” na gantogramu omogoča, da s preprostim potegom prestavite naloge ali podnaloge na drug datum.

Prav tako pa lahko z “drag & drop” funkcijo prestavljamo podnaloge v stolpcu.

Faze na gantogramu

V CRM sistemu in sistemu za vodenje projektov lahko definirate posamezne faze projekta, s pomočjo katerih boste imeli še boljši pregled nad projektnimi nalogami.

Najprej je potrebno na projektu definirati faze za dotični projekt. To naredimo tako, da znotraj urejanja želenega projekta in pri polju “Faze” kliknemo na možnost “DODAJ”.

Odpre se nam novo okno, znotraj katerega definiramo naziv, aktivnost faze ter določimo barvo. Ko uredimo novo fazo, jo shranimo s klikom na gumb “Dodaj”. V primeru, da želimo dodati še več faz, lahko kliknemo na gumb “Shrani in dodaj”, kar pomeni, da bomo lahko nadaljevali z dodajanjem nove faze brez vračanja v urejanje.

Ko dodamo vse želene faze na projekt, jih shranimo s klikom na gumb “Shrani”.

Ko so faze dodane, jih lahko določimo pri vseh nalogah določenega projekta (zgolj faze, ki smo jih predhodno definirali pri projektu). Fazo lahko dodamo tudi preko naloge, vendar mora biti le-ta povezana s projektom, da se bo lahko tudi nova faza dodala na projekt.

Faza se bo na gantogramu pokazala takrat, ko bo zanjo določena vsaj ena naloga. Na gantogramu lahko fazi enostavno zamenjamo barvo ali, če je potrebno, tudi spremenimo fazo pri določeni nalogi. To naredimo z dvoklikom na fazo ali nalogo.

Spreminjanje stanja projekta

Na časovnici lahko tudi ročno spreminjamo stanje projekta tako, da povlečemo “hišico” v levo ali desno smer na projektu. Enako velja za naloge in podnaloge.

Do vsebine projekta, naloge in podnaloge lahko dostopamo preko gantograma s klikom na zavihek projekta, naloge ali podnaloge na časovnici. Prikažejo se nam osnovne informacije zapisa, kakor tudi možnost dodajanja nove naloge, sestanka ali porabe časa preko “hitrih akcij”.

Tipi odvisnosti

Razumevanje in prepoznavanje razmerja med odvisnostmi je pomemben del opisa nalog vodje projekta. Obstajajo štiri vrste odvisnosti nalog pri vodenju projektov.

• Konec – začetek
• Začetek – začetek
• Konec – konec
• Začetek – konec

Naloge lahko med seboj preprosto povežemo, tako da postanejo druga od druge odvisne (npr. določena naloga se ne more pričeti, če se prva ne konča). Odvisnosti med nalogami določamo tako, da se postavimo bližje nalogi na časovnici (pojavita se nam 2 beli piki), nato pa piko na eni nalogi povežemo s piko na drugi nalogi.

Da sta nalogi med sabo odvisni, lahko vidimo na podlagi puščice, ki se je kreirala med nalogama. Odvisnost med nalogama lahko vidimo tudi tako, da kliknemo na nalogo znotraj gantograma ali v predogledu in pogledu urejanja zapisa.

Odvisnost med nalogama lahko izključimo preprosto s klikom na “X” v polju “Odvisnosti” znotraj urejanja naloge (primer na sliki zgoraj).

V primeru, da se nahajamo na gantogramu, pa lahko z dvoklikom na puščico med dvema nalogama odvisnost tudi odstranimo.

Kako vidimo zaključek projekta/naloge na gantogramu?

Da je projekt oz. naloga zaključena, vidimo po stolpcu “Napredek” v gantogramu. Če je v stolpcu vpisanih 100 %, to pomeni, da je projekt ali naloga že zaključena. Zaključek pa nam nakazuje tudi hišica na časovnici, ki pa je prestavljena na čisti konec projekta.

Pregled nad zamudami na projektih

Znotraj gantograma lahko v stolpcu “Konec” vidimo naloge, pri katerih zamujamo pri posameznem projektu. Le-te so označene z rdečo barvo.

Prav tako pa smo vam že naredili privzeti pogled “Projekti v zamudi”, kjer lahko na gantogramu na enem mestu vidite vse projekte, pri katerih zamujate z nalogam

Odvisnosti pri projektnih nalogah

Razumevanje in prepoznavanje razmerja med odvisnostmi je pomemben del opisa nalog vodje projekta. Obstajajo štiri vrste odvisnosti nalog pri vodenju projektov.

Finish to Start (FtS) oz. konec – začetek: To je najpogostejša odvisnost. Naloga B se ne more začeti, dokler naloga A ni končana. Na primer, pico morate pripraviti, preden jo potisnete v pečico.

Start to Start (StS) oz. začetek – začetek: Naloga B se ne more začeti, preden se začne naloga A. To so naloge, ki morajo delovati vzporedno. Ko na cestišče vlijemo asfalt, ga moramo takoj poravnati, saj se hitro suši. Torej je potrebno naloge asfaltiranja in ravnanja ceste začeti skupaj.

Finish to Finish (FtF) oz. konec – konec: Naloga A se lahko konča šele, ko se naloga B konča. Pri razvoju programske opreme skupina za zagotavljanje kakovosti odkrije in prijavi napake (naloga A), inženirska ekipa pa jih odpravi (naloga B). V tem primeru je testiranje končano šele, ko so dokončani popravki napak.

Start to Finish (StF) oz. začetek – konec: Naloga B se mora začeti, da se naloga A zaključi. Razmislite o delovnem mestu varnostnika. Nočna straža ne bo razrešena, dokler jutranja straža ne prevzame odgovornosti.

Toda pozor! Gantogram vam bo nekatere spremembe preprečil. Če imate 2 nalogi povezani z odvisnostjo, potem pa želite drugo nalogo, ki je odvisna od zaključka prve, terminsko prestaviti pred prvo nalogo, to ne bo možno, ker je začetek druge naloge odvisen od zaključka/začetka prve. V tem primeru morate odstraniti odvisnost, naloge časovno prerazporediti in nastaviti nov tip odvisnosti.

Ko želite časovno prestaviti celoten sklop odvisnih nalog, pri čemer jim ne spreminjate vrstnega reda in odvisnosti, se vam bo prestavil celoten sklop z načrtovanimi odvisnostmi.