Osnovne nastavitve aplikacije
V Intrixu si lahko uporabniki prilagodijo različne nastavitve, da optimizirajo svojo izkužnjo in prilagodijo sistem svojim potrebam.
Dostop do nastavitev je omogočen preko ikone (avatarja) v zgodnjem desnem kotu.
Osebne nastavitve
Moj profil: Tukaj lahko posodobite svoje osebne podatke, kot so ime, priimek, elektronski naslov …
Geslo in varnost: Tukaj si lahko spremenite svoje geslo, ki pa mora vsebovati vsaj 10 znakov, veliko črko, malo črko, številko in simbol.
Nastavitve aplikacije
Splošno: Tukaj izberete svoj jezik v aplikaciji (slovenščina, hrvaščina, angleščina, nemščina, srbščina ali španščina), obliko datuma in časa ter določite privzeto stran po prijavi.
Obveščanje: Tukaj nastavljate kanale preko katerih vas aplikacija obvešča o novostih in pomembnih dogajanjih. Z nastavitvami prilagodite katera obvestila o spremembah na zapisih želite prejemate – na e-poštni naslov, preko potisnih sporočil ali preko notification centra.
Tukaj imamo tri ločene razdelke: “Obvesti me o zapisih, ki jim sledim”, “Ostalo” ter “obvesti me o novih zapisih v zavihkih”.
Obvesti me o zapisih, ki jim sledim: Ko ustvarimo zapis postanemo njegov lastnik, sistem pa nas avtomatsko določi kot sledilca. Sledilec lahko postane tudi kateri drug uporabnik, tako da zapis odpre in ga začne “Spremljati”.
Sistem nas lahko nato obvešča o novostih na zapisu, in sicer ob:
- spremembah,
- brisanju,
- novih komentarjih,
- dodanih povezanih zapisih.
Ostalo:
- Obvesti me o zapisih, ki so mi dodeljeni: tukaj nas sistem obvesti o zapisu, kjer ste določeni kot izvajalec (naloge, projekti …) in je bilo v obrazcu obkljukano “Obvesti izvajalca”.
- Obvesti me, ko me nekdo označi na zapisu: obveščanje o zapisih, kjer ste označeni (z @) na komenatrajih ali opisnih poljih.
- Ob novih reakcijah: obvestila ob novih reakcijah na zapisih, ki jim sledite.
Obvesti me o novih zapisih v zavihkih:
- E-pošta: obveščanje po e-pošti, kadar nekdo doda nov zapis na zavihek.
- Potisno sporočilo: obveščanje s potisnim sporočilom.
Barvne teme: Tukaj lahko izbirate med različnimi barvnimi temami za prilagoditev videza po svoji želji.
Globalne nastavitve: Administratorji lahko tukaj določijo splošne nastavitve za celotno aplikacijo, vključno z izbiro denarne valute.
Nastavitve vstopne strani: Možost prilagoditve naziva aplikacije in nalaganja fotografij, ki se prikažejo na vstopni strani, kjer se vpisujejo prijavni podatki.
Šifranti: Tukaj urejamo in dodajamo vrednosti v šifrante, ki v aplikaciji že obstajajo.
Administracija uporabnikov
Ta razdelek vidijo in urejajo le Administratorji aplikacije.
Uporabniki: Tukaj dodajate in blokirate uporabnike.
Skupine: Tukaj so zabeležene uporabniške skupine, ki obstajajo v aplikaciji in njihov opis
Dnevnik aktivnosti: Iz tega je razvidno, kdaj in na katerem zapisu je kateri uporabnik izvajal kakšno akcijo. Vidimo tudi podatke o brskalniku in verziji mobilne aplikacije.
Dnevnik poslanih SMS sporočil: Tukaj je razvidno, kateri uporabnik je ob določenem času poslal izbranemu prejemniku SMS sporočilo.
Razno
Obvestila uporabniku: Tukaj se nahajajo obvestila o izvoženih in uvoženih zapisih v aplikacijo. Kadarkoli želite dostopati do zvojih uvoženih/izvoženih .csv dadotek, lahko to storite.
Pregled opomnikov: Tukaj dostopate do seznama vseh kreiranih opomnikov in njihova vsebina.
Uporabniške skupine in upravljanje pravic
Uporabniki sistema Intrix pripadajo različnim uporabniškim skupinam. Lahko pripadajo samo eni uporabniški skupini ali večim hkrati. Uporabniške skupine vam lahko dodeli vaš administrator ali vam jih po posvetu z administratorjem, dodelimo tudi mi.
Skupine v posamezni aplikaciji najdete s klikom na puščico zraven avatarja, v razdelku “Administracija uporabnikom”.
Uporabniške skupine
Za posamezne uporabniške skupine veljajo določene pravice urejanja in vpogleda v aplikacijo.
Administratorji
Zraven splošnega vpogleda in urejanja imajo administratorji dostop do vseh možnih nastavitev, vključno z administracijo uporabnikov in administracijo aplikacije. Tudi vidijo in urejajo lahko vse zapise, ne glede na pravice drugih uporabnikov. Nimajo pa privzete možnosti zamenjave uporabnikov.
GDPR skrbniki
Uporabniki, ki pripadajo tej skupini imajo pravice za upravljanje GDPR soglasij.
Uvoz podatkov
Uporabniki lahko v aplikacijo uvažajo podatke.
Izvoz podatkov
Uporabniki lahko podatke iz aplikacije izvažajo.
Prevajalci
Uporabniki lahko v aplikaciji urejajo prevode.
Zamenjava uporabnikov
Uporabnikom je dovoljena prijava v druge uporabniške račune.
Uporabniki
Ta skupina vidi in ureja vse zavihke, nima pa nadzora nad urejanjem šifrantov in drugimi administratorskimi orodji.
Pravice uporabnikov je možno tudi dodatno urediti. Pravice se lahko uredijo na nivoju vpogleda posameznih zavihkov in zapisov na njih ali na nivoju urejanja posameznih zapisov na določenih zavihkih. Lahko se za določeno skupino uporabnikov ali posameznega uporabnika uredijo pravice na način, da uporabniki npr. urejajo le zapise, katerih so lastniki.
Kako uporabniku dodati/odstraniti uporabniško skupino
Kot administrator aplikacije lahko uporabnikom preprosto dodajate ali odstranite uporabniške skupine na profilu uporabnika. Preko nastavitev uporabnika se na desni strani pomaknete do sklopa “Administracija uporabnikov”, kjer izberete možnost “Uporabniki”. Prikaže se nam seznam vseh uporabnikov, ki jih imamo v aplikaciji.
Da pričnemo z urejanjem uporabnikov kliknemo pri željenem uporabniku na ikono “svinčnika”.
Ko odpremo profil uporabnika si moramo razpreti podzavihek “Podatki za dostop”.
Uporabniške skupine poljubno dodajamo ali odstranjujemo v polju “Pripada skupinam”. Ko smo končali z urejanjem skupim, moramo samo še shraniti profil uporabnika.
Uporabniška skupina "Prevajalci"
V primeru, da imamo v aplikaciji na voljo več jezikov pa lahko uporabniki, ki imajo dodano uporabniško skupino “Prevajalci” urejajo tudi prevode znotraj aplikacije.
Kot omenjeno že zgoraj, je potrebno uporabniku najprej v polju “Pripada skupinam” dodati skupino “Prevajalci”.
Ko se bo uporabnik ponovno prijavil v Intrix bo imel v okviru “Nastavitev aplikacije” tudi na voljo možnost “Prevodi”.
Odpre se nam seznam, kjer lahko vidimo kako so trenutno urejeni prevodi. Za urejanje prevoda posamezne besedne zveze se preprosto postavimo v polje, ki ga želimo urediti/prevesti (prikaže se nam ikona svinčnika v polju). Nato vpišemo prevod in potrdimo s tipko “Enter”. Na koncu se nam izpiše obvestilo, da se je zapis uspešno shranil.
V primeru, da moramo poiskati kakšno določeno besedno zvezo, ki jo želimo prevesti, lahko to naredimo s pomočjo iskalnika, ki se nahaja zgoraj desno zraven našega avatarja. V iskalniku nam ni potrebno izpisati celotne besedne zveze, da jo najdemo na seznamu.
V našem primeru, smo samo vpisali “vse naše” ter potrdili s tipko “Enter”.
Dodajanje uporabnikov
V Intrixu lahko administratorji dodajajo nove uporabnike in blokirajo neaktivne.
Dodajanje novega uporabnika:
- Kliknite na svoj avatar in izberite “Nastavitve”.
- V razdelku “Administracija uporabnikov” izberite “Uporabniki” in kliknite “+ Dodaj”.
- Izpolnite obvezna polja – ime, priimek, e-poštni naslov in uporabniško ime.
- Določite pripadnost uporabniški skupini, kar vpliva na pravice dostopa.
- Če želite, da uporabnik prejema SMS opomnike, vnesite telefonsko številko v formatu 00386xx-xxx-xxx.
- Obkljukajte možnost “Pošlji dostop”, da novemu uporabniku pošljete podatke za prijavo.
- Shranite vnesene podatke.
Blokiranje uporabnika:
Če uporabnik ne bo več uporabljal aplikacije, ga lahko blokirate, da mu preprečite dostop in prenehate plačevati licenco:
- V “Nastavitvah” pojdite na “Uporabniki” in izberite želenega uporabnika.
- Na zavihku “Napredni podatki za dostop” označite možnost “Blokiran”.
- Na zavihku “Email obvestila” obkljukajte “Izključi email obvestila”, da uporabnik ne bo več prejemal obvestil iz aplikacije.
- Shranite spremembe.
Ob dodajanju ali blokiranju uporabnika je Intrix podporna ekipa samodejno obveščena, kar zagotavlja pravilno evidentiranje števila uporabniških licenc.
Šifranti in urejanje šifrantov
V Intrixu so šifranti polja z vnaprej določenimi vrednostmi, ki jih lahko uporabniki z ustreznimi pravicami sami dodajajo in urejajo. To omogoča prilagoditev aplikacije specifičnim potrebam podjetja.
Dodajanje nove vrednosti v šifrant
- Kliknite na “Nastavitve” in izberite “Šifranti“.
- Izberite želeni šifrant s seznama.
- Kliknite na “Dodaj” za vnos nove vrednosti.
- Izpolnite polja:
- Naziv: ime nove vrednosti.
- Sortiranje: določite vrstni red prikaza (nižja številka pomeni višje mesto).
- Aktiven: označite, če želite, da je vrednost vidna v obrazcih.
- Shranite spremembe.
Urejanje obstoječih vrednosti
- V meniju “Šifranti” izberite želeni šifrant.
- Kliknite na vrednost, ki jo želite urediti.
- Spremenite naziv, sortiranje ali status aktivnosti po potrebi.
- Shranite spremembe.
Opombe:
- Če določena vrednost ni več aktualna, odstranite kljukico pri “Aktiven”, da se ne bo več prikazovala v vnosnih obrazcih.
- Če nimate pravic za urejanje šifrantov, se obrnite na skrbnika vaše aplikacije.
Obvestila
Obvestila mogočajo, da neposredno v sistemu prejemate obvestila o vseh pomembnih spremembah na zapisih, ki jih spremljate. Tako boste vedno obveščeni, če nekdo doda nov zapis, napiše komentar ali spremeni obstoječe podatke, kar vam omogoča hitrejše odzivanje in boljše sodelovanje s svojo ekipo.
Obvestila so enostavno dostopna v zgornjem desnem kotu Intrix aplikacije, zraven iskalnika. Ikona za obvestila (zvonček) prikazuje število novih sporočil glede na zadnji obisk Intrixa.
Ob kliku na ikono za obveščanje se odstrani rdeča oznaka s številom neprebranih obvestil, hkrati pa se odpre spustni seznam z vsemi pomembnimi obvestili o spremembah. Modra pikica ob posameznem obvestilu označuje, da ga še nismo prebrali.
Obvestila v Intrixu se shranjujejo za obdobje 30 dni, nato se samodejno izbrišejo. S klikom na modro pikico označimo obvestilo kot prebrano, pri čemer pikica izgine. Če kliknemo na določeno obvestilo, nas program preusmeri neposredno do ustreznega zapisa v aplikaciji, prav tako pa izgine modra pikica pri obvestilu. Če imamo veliko obvestil, lahko znotraj spustnega seznama preprosto drsimo gor in dol.
Če je pri določenem zapisu izvedenih več sprememb, je to v spustnem seznamu označeno z modro oznako “+1” ob imenu uporabnika (npr. “+1 od Miha Petek”). S klikom na “+1” se razdelek razširi, kar nam omogoča vpogled v podrobne spremembe.
Ko označimo eno izmed obvestil kot prebrano s klikom na modro pikico, se celotna oznaka za spremembe tega zapisa le še delno obarva. To pomeni, da smo del obvestil o spremembah že prebrali, nekatera pa še ne.
Vsa obvestila, omembe
V spustnem seznamu so privzeto prikazana vsa neprebrana obvestila, saj je na vrhu izbrana možnost “Vsa”. Če želimo videti le obvestila o komentarjih, v katerih smo bili označeni, kliknemo na možnost “Omembe”.
Prikaži le neprebrano, označi vse kot prebrano
S klikom na gumb “Prikaži le neprebrano” se v spustnem seznamu prikažejo izključno obvestila, ki jih še nismo prebrali.
Vsa obvestila lahko hitro preberemo z dvema klikoma, s čimer odstranimo modre pikice pri vseh obvestilih. To storimo tako, da v spustnem seznamu kliknemo na tri pikice in izberemo možnost “Označi vse kot prebrano”.
Kako vklopiti ali izklopiti obvestila?
Vsak uporabnik lahko prilagodi, katera obvestila želi prejemati. To stori tako, da klikne na svoj avatar v zgornjem delu zaslona, nato pa v spustnem seznamu izbere možnost “Nastavitve” in nato “Obveščanje”. Vse nastavitve, povezane z obvestili v Intrixu, se nahajajo v stolpcu Intrix.
Do teh nastavitev lahko enostavno dostopamo tudi neposredno iz spustnega seznama z obvestili. Tukaj kliknemo na tri pikice in izberemo možnost “Nastavitve”, kar nas preusmeri na ustrezne nastavitve, prikazane na zgornji sliki.
Prilagajanje stolpcev seznama
Na posameznem zavihku v aplikaciji Intrix je vrstni red stolpcev možno urediti po želji. Izbrati je možno tudi katere stolpce želimo imeti na seznamu prikazane in katere ne ali urediti njihov vrstni red. Dostop do teh nastavitev prikazuje spodnja slika. S klikom na ikono “očesa” se odpre seznam za urejanje.
S klikom na okvirček pred imenom, označimo kateri stolpcem želimo, da je na seznamu zavihka prikazan. Stolpce lahko s klikom tudi odstranimo. Spremembe na seznamu bodo vidne ob kliku na gumb “Shrani”. Vsaka sprememba sortiranja se shrani v vaš uporabniški profil. Tako si lahko v vseh zavihkih nastavite poljuben način sortiranja.
Kadarkoli pa lahko tudi ponastavite seznam stolpcev na privzeto, tako kot je bil urejen pred vašimi prilagoditvami – v meniju za prilagoditve seznama kliknete “Naloži privzeti seznam”.
Prav tako si lahko po meri nastavite širino vsakega stolpca. Vse te nastavitve se shranijo v vaš uporabniški profil.
Vsak stolpec pa lahko tudi po želji sortirate naraščajoče ali padajoče. Zraven imena stolpca se prikažeta dve puščici. Tista puščica katera je obarvana v modro barvo nakazuje kako je sortiranje zapisov na podlagi tega stolpca urejeno. Iz spodnje slike lahko vidimo, da je sortiranje urejeno po stolpcu “Naziv” naraščajoče.
Zaklepanje stolpcev
V Intrix aplikaciji smo dodali novo funkcionalnost – zaklepanje stolpcev na seznamih. Ta možnost omogoča, da lahko izbrane stolpce “zaklenete” na mestu, kar olajša preglednost in omogoča lažje pomikanje po seznamih z veliko podatki. Tako lahko določeni ključni podatki ostanejo vedno vidni, tudi ko se pomikate po širšem naboru informacij.
Kako lahko zaklenemo stolpce?
Na vsakem zavihku v Intrix aplikaciji je zdaj na voljo funkcionalnost zaklepanja poljubnega stolpca. Za zaklepanje stolpca najprej kliknemo na ikono “očesa“, da se prikaže seznam vseh stolpcev, ki so na voljo za prikaz. Stolpci, ki so že prikazani na seznamu, so obkljukani.
Zakleniti je mogoče le stolpce, ki so že obkljukani, torej tiste, ki so že prikazani na seznamu. Če želite zakleniti stolpec, ki trenutno ni prikazan, ga je najprej treba obkljukati in s tem prikazati na seznamu.
Ko izberemo stolpec, ki ga želimo zakleniti (na primer “Naziv“), se v spustnem seznamu pomaknemo nekoliko desno, kjer se prikaže ikona ključavnice. S klikom na ikono zaklenemo stolpec, nato pa spremembo shranimo.
Ko je stolpec zaklenjen na seznamu, se ob njem prikaže siva navpična črta, ki označuje zaklep stolpca.
Zaklep več stolpcev
Po želji lahko zaklenemo več stolpcev hkrati. Preprosto dodamo ikono ključavnice pri vsakem stolpcu, ki ga želimo zakleniti.
Odklep stolpcev
Če stolpcev ne želimo več imeti zaklenjenih, odstranimo ikono ključavnice pri izbranih stolpcih in shranimo seznam. Stolpci se s tem odklenejo.
Filtriranje podatkov na zavihkih
V Intrixu lahko uporabniki prilagodijo prikaz podatkov s pomočjo filtriranja seznamov in shranjevanja pogledov. Ta funkcionalnost omogoča hitro in učinkovito iskanje ter organizacijo relevantnih informacij.
Filtriranje seznamov
- Dostop do filtrov: Na glavnih zavihkih aplikacije kliknite na ikono “FILTRIRAJ” na levi strani, da prikažete možnosti filtriranja.
- Nastavitev kriterijev: Izberite želene kriterije filtriranja, kot so skrbnik, tip podjetja ali drugi parametri.
- Uporaba filtra: Po nastavitvi kriterijev kliknite na gumb “Filtriraj”, da se seznam posodobi glede na izbrane pogoje.
Shranjevanje pogledov
Moji pogledi: Po nastavitvi filtrov lahko pogled shranite za kasnejšo uporabo:
- Kliknite na puščico poleg gumba “Filtriraj” in izberite “Shrani pogled”.
- Vnesite ime pogleda in, če želite, nastavite kot privzeti pogled.
- Shranjeni pogledi bodo dostopni nad seznamom za hitro preklapljanje med različnimi nastavitvami.
Skupni pogledi: Administratorji lahko ustvarijo poglede, ki so dostopni vsem uporabnikom:
- Pri shranjevanju pogleda izberite možnost “Določi kot skupni pogled”.
- Ti pogledi so vidni in nespremenljivi za druge uporabnike, razen za administratorje.
Napredne možnosti filtriranja
- Presek: Uporabite, ko želite prikazati zapise, ki ustrezajo več kriterijem hkrati.
- Izključevalni filter: Uporabite, ko želite izključiti določene zapise iz prikaza.
Uvoz, izvoz in posodabljanje podatkov
Uvoz podatkov
Priprava podatkov:
- Podatke pripravite v preglednici (npr. Excel) in jih shranite v formatu CSV.
- Poskrbite, da so podatki pravilno oblikovani, brez podvojenih zapisov in tipkarskih napak.
- Upoštevajte, da morajo vrednosti, povezane s šifranti, natančno ustrezati obstoječim vrednostim v Intrixu.
Postopek uvoza:
- V Intrixu pojdite na ustrezen zavihek (npr. Podjetja ali Kontakti).
- Kliknite na ikono treh pik v zgornjem desnem kotu in izberite “Uvoz podatkov”.
- Začni pri vrstici – določa, v kateri vrstici Excelovega dokumenta naj začne uvažati podatke.
- Končaj pri vrstici – določa, v kateri vrstici naj zaključi uvoz podatkov.
Ti dve funkcionalnosti sta uporabni, če smo del baze že uvozili in želimo nadaljevati npr. pri 1200. vrstici. Prav tako ju uporabljamo pri naslovnih vrsticah – ker prva vrstica običajno vsebuje naslove stolpcev, začnemo uvažati podatke od druge vrstice naprej. - Ločilec stolpcev – znak, ki ločuje podatke v stolpcih (npr. podpičje ali vejica). Ta znak nastavimo pri shranjevanju Excelove datoteke v CSV format in ga nato uporabimo pri uvažanju.
- Kodna tabela – določa način kodiranja znakov, da se posebni znaki (č, š, ž) pravilno prikažejo. Pri shranjevanju CSV datoteke izberemo ustrezno kodno tabelo, kot sta Windows-1250 ali UTF-8.
- Ločilec večih vrednosti – znak, ki ločuje več vrednosti v istem polju (npr. če imamo v eni celici več e-poštnih naslovov). Ta znak nastavimo pri shranjevanju CSV datoteke in ga nato uporabimo pri uvozu.
- Preskoči napake – omogoča, da sistem kljub morebitnim napakam uvozi pravilne podatke. Napake se shranijo v ločeno datoteko, do katere lahko dostopamo prek Nastavitev (Razno → Obvestila uporabniku).
- Ignoriraj velike črke pri posodabljanju – omogoča posodobitev zapisov ne glede na to, ali so zapisani z velikimi ali malimi črkami.
Ko imamo vse nastavitve določene, kliknemo “Uvozi”. Če podatki niso bili pravilno pripravljeni ali če zapisi že obstajajo v bazi, lahko pride do napak pri shranjevanju.
Izvoz podatkov
Postopek izvoza:
- V izbranem zavihku (npr. Podjetja) kliknite na ikono treh pik v zgornjem desnem kotu.
- Izberite “Izvoz podatkov”.
- Izberite želeni format izvoza: .doc (Word), .xls (Excel) ali .csv.
- Shranite datoteko na svoj računalnik.
Posodabljanje obstoječih podatkov
Izvoz za posodobitev:
- Uporabite filtre za izbiro zapisov, ki jih želite posodobiti.
- Izvozite podatke z izbiro ustreznih lastnosti, kot sta “Zunanji ID” in lastnost, ki jo želite posodobiti.
Urejanje in ponovni uvoz:
- V izvoženi datoteki uredite želene podatke.
- Uvozite posodobljeno datoteko nazaj v Intrix, pri čemer pazite na pravilno ujemanje polj.
Obveščanje preko komentarjev
Vsak zapis na kateremkoli zavihku ima zraven razdelka podrobnega pogleda še razdelek za komunikacijo. Tako, je urejeno, da lahko na enostaven in hiter način obveščate svoje sodelavce.
- Odprite kartico želenega zapisa.
- V podzavihku “Komunikacija” izberite možnost za dodajanje komentarja.
- Vnesite besedilo komentarja in z uporabo znaka “@” označite sodelavce, ki jih želite obvestiti.
- Shranjeni komentar bo izpisal obvestilo z elektronskimi naslovi prejemnikov, prav tako pa bo zabeležen na časovnici.
Pomembno je omeniti, da obvestila prejmejo le tisti uporabniki, ki imajo pravice za ogled ali urejanje določenega zapisa. Če uporabnik nima ustreznih pravic, obvestila ne bo prejel, tudi če je označen z “@”.
Uporaba Intrix koledarja
Različni časovni pogledi na koledarju
Koledar lahko vaše aktivnosti prikaže na dnevnem, tedenskem, mesečnem ali letnem pogledu. Tako boste lažje načrtovali in imeli boljši pregled tudi nad aktivnostmi, ki trajajo dlje časa. Med pogledi enostavno preklapljate, tako, da si odprete spustni seznam in izberete želen pogled.
Pogled “Dan“: Prikaže vse aktivnosti, ki jih imamo planirane za tekoči dan.
Pogled “Dnevni red”: Nam prikaže vse aktivnosti za vsak dan za celoten teden.
Pogleda “Teden” in “Drseči teden”: Tedenski pogled nam prikaže vse odprte aktivnosti tekočega tedna. V primeru, da izberemo opcijo “Drseči teden“, se nam na koledarju prikaže tekoči dan iz trenutnega tedna in dnevi iz naslednjega tedna.
Pogled “Mesec”: Na mesečnem pogledu koledarja se na dnevnem nivoju aktivnosti prikaže klikabilni napis “+ več“. Klik na to povezavo omogoča, da se odpre celoten seznam aktivnosti, s klikom na “x” pa ga ponovno zapremo.
Pogled “Leto”: Prikažemo si lahko tudi letni pogled. V primeru, da kliknemo na določen dan, se nam odpre novo pojavno okno, kjer lahko vidimo kakšne aktivnosti imamo planirane za specifičen dan.
Možnost prikazovanja in skrivanja posameznih aktivnosti
Odslej lahko sami izbirate katere vrste aktivnosti želite videti na koledarju. Če boste na primer želeli videti samo sestanke ali pa vse aktivnosti tekočega tedna, lahko to enostavno prilagodite. Pred posamezno aktivnostjo označite kljukico ali jo odstranite, če aktivnosti ne bi želeli videti.
Možnost grafičnega pregleda trajanja aktivnosti
Vse dalj časa trajajoče aktivnosti so odslej na urniku grafično prikazane čez ure oziroma dneve trajanja. Tako imate boljšo sliko o zasedenosti in lažje načrtujete aktivnosti. Sestanek, ki traja od 13. do 16. ure, bo tako viden čez vse ure trajanja.
Vsako nalogo aktivnost ali sestanek, ki ga imamo na koledarju, lahko s klikom nanj odpremo v novem “pop up” oknu, kjer vidimo določene podatke. S tega okna imamo možnost, da odpremo kartico zapisa, ta zapis uredimo, podvojimo ali pa izbrišemo.
Pregled zapadlih aktivnosti
Desni del urnika prikazuje pregled vseh vaših zapadlih aktivnosti. Te lahko s funkcijo “drag & drop” enostavno razvrstite nazaj na želen datum preko samega koledarja.
Pogledi po meri na koledarju
Na koledarju lahko aktivnosti vseh ali nekaterih svojih sodelavcev pregledate hkrati na enem mestu. Izberite sodelavce, katerih urnik želite imeti prikazan istočasno. Iz seznama izberete dodatnega sodelavca ali skupino za prikaz, s klikom na “x” pa sodelavca ali skupino odstranite iz pregleda.
Shranjevanje pogleda
V prvem koraku nastavimo pogled. V filtru “Uporabniki in skupine” preko spustnega seznama izberemo npr. vse uporabnike prodajnega oddelka, pod razdelkom aktivnostmi pa pustimo samo sestanke in naloge. Privzeto so nastavljene vse aktivnosti, zato ostale odstranimo (jih samo odkljukamo).
Ko je pogled urejen, kliknemo na gumb “Ustvari nov pogled”.
Odpre se pojavno okno v katerega vpišemo naziv pogleda. Naš pogled bomo poimenovali npr. “Aktivnosti – prodaja”. Shranjevanje končamo s klikom na gumb “Ustvari pogled”. Če bi želeli, bi lahko tudi obkljukali opcijo “Določi kot privzeti pogled”, kar pomeni, da zmeraj, ko bi odprli naš koledar, bi se nam privzeto prikazal ta pogled, ki smo ga nastavili.
Poglede, ki si jih nastavimo v filtrih, lahko prikažemo s klikom na spustni meni. Preprosto kliknemo na puščico zraven naziva pogleda in izberemo želen pogled.
Urejanje pogleda
Poglede, ki smo jih že shranili, lahko kadarkoli tudi uredimo. V našem pogledu bomo sestankom in nalogam dodali aktivnosti ter ga nastavili kot privzetega.
Najprej izberemo pogled, ki ga želimo spremeniti, nato pa dodamo aktivnosti. Na koncu kliknemo na puščico na gumbu “Ustvari nov pogled” in s klikom iz seznama izberemo “Posodobi pogled”.
Odpre se nam pojavno okno “Posodobi pogled” na katerem obkljukamo “Določi kot privzeti pogled” in s klikom potrdimo “Posodobi pogled”.
Brisanje pogleda
Shranjene poglede lahko tudi izbrišemo. Enako kot pri urejanju, najprej izberemo želen pogled. S klikom na puščico na gumbu “Ustvari nov pogled” se nam odpre seznam iz katerega izberemo opcijo “Izbriši pogled”.
Sistem nas opozori ali smo prepričani, da želimo filter izbrisati. S klikom na “OK” potrdimo in prejmemo obvestilo, da je zapis izbrisan.
Mobilna aplikacija
Prijava v Intrix mobilno aplikacijo
Intrix mobilna aplikacija za Android in iOS je brezplačno na voljo vsem Intrix uporabnikom. Uporabniki Android naprav jo lahko prenesete preko trgovine Google Play, uporabniki iOS naprav preko Apple Store.
Ko zaženete Intrix mobilno aplikacijo bo le ta od vas najprej zahtevala, da vpišete ime vašega podjetja, kar predstavlja del vaše domene oz. URL-ja. Vsi omenjeni podatki so enaki, kot jih za dostop uporabljate do klasične Intrix spletne aplikacije. Domena je naslov, ki ga vpišete v brskalnik ob dostopu do sistema. Običajno je v obliki ime-vasega-podjetja.intrix.si.
Preostali del domene (intrix.si) je že privzeto izpolnjen. V primeru, da se vaša domena ne konča z delom “intrix.si”, prosim kliknite zraven na puščico in izberite možnost “domena po meri”.
Ko boste uspešno vpisali svojo domeno, kliknite na gumb “Naprej”. V naslednjem koraku morate vpisati vaše uporabniško ime in geslo – pri tem bodite pozorni, saj se lahko vaše uporabniško ime razlikuje od vašega e-mail naslova.
Zadnji korak, ki ga morate storiti je ta, da kliknete na gumb “Prijava”.
Kaj je URL vaše Intrix aplikacije?
Je vaša domena za dostop do spletne in mobilne Intrix aplikacije.
Primer: če je naziv vašega podjetja “Intera d.o.o.”, potem je URL vaše aplikacije “intera.intrix.si”. Če temu ni tako, preverite in uporabite URL, ki ga uporabljate za dostop do spletne različice Intrixa. Ime vašega URL-ja lahko najdete v vašem spletnem brskalniku.
Filtriranje podatkov v Intrix mobilni aplikaciji
V mobilni aplikaciji je zraven preklopa med kategorijama “Moji” in “Skupni” filtri, ki jih dodate v namizni aplikaciji, možno te tudi urejati in posodabljati. Ustvarjate lahko tudi povsem nove filtre po meri in tako tudi popolnoma prilagojen pogled na določenem zavihku.
Spodnji posnetek prikazuje urejanje filtrov na nalogah.
Marketinške kampanje v Intrixu
Intrix je mogoče integrirati s številnimi programi za množično pošto, tako slovenskimi kot tujimi. Največkrat povezani programi so Mailchimp, CampaignMonitor, SqualoMail, MailerLite, SendinBlue, E-glasnik in E-prvak.
Povezava je dvosmerna, kar pomeni, da lahko segmentirane nabore strank prenašate iz Intrixa v program za množično e-pošto, v obratni smeri pa po poslanih e-poštnih kampanjah potujejo rezultati oziroma vse zanimive podrobnosti o vaših bralcih (ogledi, kliki ipd.).
Segmentiranje kontaktov in kreiranje kampanj
Osnovo pri pošiljanju množične pošte predstavljajo seznami prejemnikov. Intrix z vsemi svojimi zmožnostmi filtriranja pri tem predstavlja nepogrešljiv pripomoček za natančno in transparentno pripravo in vzdrževanje segmentov strank. Najosnovnejša in najpogostejša segmentacija je na primer delitev na obstoječe in potencialne stranke, pogosto pa ta segmenta vejimo še na nekaj dodatnih skupin, npr. po skupini izdelkov ali storitev, za katere se stranke zanimajo, po trgu, s katerega izvirajo in podobno. Tako pripravljeni segmenti so na voljo za marketinške namene, kot je v tokratnem primeru pošiljanje kampanje po e-pošti.
V kampanjo lahko vključite tako Podjetja kot tudi Kontakte. Pri podjetjih imamo običajno zgolj splošne e-mail naslove (npr. [email protected]), zato se kampanje pogosteje izvajajo s kontaktnimi osebami. Seveda lahko na kampanjo dodate podjetja in kontakte.
Ko dobimo želeni segment iz točke 1. kliknemo na “…” na vrhu zraven gumba Dodaj. V spustnem meniju izberemo opcijo “Dodaj/odstrani iz kampanje”.
V naslednjem koraku izberemo oz. dodamo novo kampanjo v Intrixu, na kampanjo bomo dodajali osebe, zato izberemo opcijo dodaj. V zadnjem koraku izberemo še katere kontakte želimo prenesti:
- prikazane zapise: prenesejo se samo kontakti, ki so bili prikazani na strani (običajno je to prvih 30 prikazanih)
- vse zapise: običajno najbolj primerna izbira – na kampanjo se bodo dodali vsi kontakti – POZOR! Če smo pred tem kontakte filtrirali se bodo prenesli vsi filtrirani kontakti
- izbrane zapise: če smo kliknili na kvadratek pred konktakti smo jih lahko izbrali poljubno, s to opcijo bomo prenesli torej izbrane kontakte
Stranke iz enega ali več segmentov lahko zgolj z nekaj kliki prenesete v program za množično e-pošto, kjer nato izvedete pošiljanje kampanje. Hkrati pa je zagotovljena tudi povratna vez – za kasnejše spremljanje rezultatov oziroma bralnih navad vsake od vaših strank.
V Intrixu se postavimo na zavihek Kampanje in v kvadratku na začetku izberemo našo novo kampanjo. Kliknemo na … nad seznamom in izberemo možnost Pošlji v Mailchimp.
Na eno Intrix kampanjo je možno vezati en newsletter iz mailinga.
Kot zadnji korak pred prenosom v Mailchimp izberemo še seznam v Mailchimpu, na katerega bomo prenesli naslovnike (če v Mailchimpu še nimamo nobenega seznama prejemnikov sporočil, tega prej ustvarimo). Zatem izberemo še tip segmentiranja. Tip segmentiranja je ena izmed novejših funkcij v Mailchimpu in omogoča dodajanje t.i. značk prejemnikom znotraj določene e-poštne liste prejemnikov:
- brez segmentiranja: naslovniki se bodo prenesli na izbran seznam brez specifičnih segmentov.
- obstoječi segment: v nadaljevanju se vam bo odprlo izbirno okno, kjer izberete obstoječi segment na katerega bodo dodani naslovniki.
- nov segment: v nadaljevanju se vam bo odprlo okno, kjer boste vpisali ime novega segmenta (ta se bo samodejno dodal v sistemu Mailchimp znotraj izbranega mailing seznama).
Ko so segmenti vaših strank prenešeni, oblikovanje in pošiljanje sporočila izvedete v programu za množično e-pošto. Če ste množično e-pošto pošiljali že pred uvedbo povezave z Intrixom, je ta korak za vas nespremenjen, saj se v celoti izvede v zunanjem programu in popolnoma enako, kot ste to počeli doslej.
Ko je kampanja izvedena in so vsi vaši bralci prejeli e-poštna sporočila, ponovno nastopi dodana vrednost integracije množične e-pošte in aplikacije Intrix – tokrat neposredno na strani prodajnih aktivnosti. Podatki o uspešnosti poslane kampanje, ki ste jih doslej lahko videli le v programu za množično e-pošto, so zdaj vidni tudi v Intrixu, vendar tokrat s precejšnjo dodano vrednostjo: vsak e-poštni naslov je povezan s stranko v vašem Intrixu. Tako lahko rezultate iz programa za množično e-pošto kombinirate z vsemi ostali podatki o vaših strankah, ki jih hranite.
Informacije so na voljo na ravni celotne kampanje in na ravni posameznega bralca – kontaktne osebe v vašem sistemu.
Na spodnji sliki je viden prikaz rezultatov na ravni celotne kampanje, ki je bila odposlana v programu za množično e-pošto. Razvidno je, kolikokrat je bila pošta odprta in katere spletne povezave v vsebini e-maila so bile bralcem najbolj zanimive. Razbrati je mogoče, kateri bralci so bili nadpovprečno angažirani in so pošto prebrali večkrat ter kliknili na večje število povezav. Klik na posamezno ime v rezultatih pa vas popelje neposredno na kartico osebe, kjer so na voljo še podrobnejše informacije.
Rezultati na ravni stranke (kontaktne osebe)
Intrix omogoča do minute natančne informacije o obnašanju vaše posamezne stranke ob prebiranju prejetih sporočil.
Z nekaj podatki lahko odgovorite na vprašanja, kot so:
- Kdaj je g. Marko odprl vaše zadnje oz. vsa pretekla sporočila?
- Je posamezno sporočilo odprl le enkrat ali morda večkrat po prejemu?
- Je v isti minuti kliknil na vse povezave v sporočilu, nadaljnjih aktivnosti pa ni zabeleženih, torej lahko sklepate, da si je vaše sporočilo le površno ogledal?
- Ali pa je morda kliknil na vse povezave v sporočilu, hkrati pa je razvidno, da si je pri tem vzel čas, na podlagi česar lahko sklepate, da je besedilo prebral skrbno in z zanimanjem?
Tiskanje naslovov na kuverte in nalepke
Intrix omogoča enostavno in hitro tiskanje naslovov na kuverte in nalepke. Tako boste lahko hitro obvestili vaše stranke ali potencialne naročnike o vaši aktualni ponudbi prek klasične pošte ali jim poslali novoletne voščilnice, saj naslovov ne bo več treba pisati ročno ali uporabljati kompleksnih funkcionalnosti za tiskanje kuvert v drugih programih. Funkcionalnost je mogoče uporabiti na zavihkih “Podjetja” in “Kontakti”.
Če za tiskanje ne želimo uporabiti vseh zapisov, jih lahko poljubno označimo ali uporabimo filtre na levi strani seznama. Kot prikazuje slika, v pomožnem meniju izberemo “Tiskanje naslovov”.
Odpre se vnosni obrazec z nastavitvami, kjer v prvem koraku izberemo tiskanje kuvert ali nalepk (privzeto je nastavljeno tiskanje kuvert).
Tiskanje kuvert
Med nastavitvami lahko izberemo želeno velikost kuverte, velikost pisave, izpis države prejemnika, poljubno besedilo v zgornjem desnem kotu in izpisano NDP oznako. Obvezno moramo označiti, ali bomo uporabili trenutno prikazane, vse ali le izbrane zapise
Na kuverto lahko natisnemo tudi poljuben logotip podjetja. Kot je prikazano na spodnji sliki, s klikom na puščico izbiramo med že shranjenimi logotipi ali pa dodamo novega.
Ko je obrazec izpolnjen z vsemi podatki, kliknemo na gumb “Natisni”. Ustvari se .pdf dokument s pripravljenimi izpolnjenimi kuvertami.
Tiskanje nalepk z naslovi
Če želimo natisniti nalepke, to označimo v “Načinu tiskanja”.
Prikaže se obrazec za vnos velikosti nalepke in možnost izpisa države. Enako kot pri tiskanju kuvert moramo tudi tu označiti, katere zapise bomo uporabili.
Izpis datoteke s pripravljenimi nalepkami dobimo s klikom na gumb “Natisni”. Pred dejanskim tiskanjem je treba še v nastavitvah tiskalnika izbrati enak format tiskanja nalepk, kot smo ga izbrali v Intrixu.
Modul Evidenca delovnega časa (EDČ)
Temelj modula EDČ je beleženje prisotnosti v sistem. Prisotnost lahko beležite v sistem preko različnih naprav. Na voljo sta beleženje preko mobilne aplikacije in beleženje preko desktop različice, ki jo lahko uporabljate na računalnikih z različnimi operacijskimi sistemi.
Beleženje EDČ aktivnosti na mobilni aplikaciji
V sklopu mobilne aplikacije je na voljo funkcija dodajanja EDČ aktivnosti v sistem (ali drugače “štempljanje”).
V mobilno aplikacijo se prijavite kot običajno, nato pa izberete opcijo Evidenca delovnega časa.
Pojavi se okence za vnos dogodka v evidenco delovnega časa. Izberete dogodek, ki ga želite vnesti. Vnesel se bo na trenutni datum in čas.
S klikom na gumb Časovnica se vam bo odprl prikaz aktivnosti, ki ste jih vnesli v evidenco delovnega časa v zadnjih 3 dneh.
Beleženje EDČ aktivnosti na spletni različici
Pri uporabi EDČ modula preko desktop različice, si lahko funkcijo dodajanja EDČ aktivnosti dodate kar na vaš Dashboard (Delovno tablo).
Sicer pa lahko do nje vedno dostopate zgoraj desno v orodni vrstici, preko ikone v obliki ure. Z miško se pomaknite na ikono in prikaže se vam funkcija beleženja nove aktivnosti v sklopu EDČ.
Beleženje posamezne aktivnosti poteka enostavno preko klika na vrsto aktivnosti. Aktivnosti, ki so prikazane povdarjeno, lahko izberete. Omogočene so glede na vašo zadnjo izbrano aktivnost.
Primer 1: Če je bila vaša zadnja izbrana aktivnost Odhod z dela, je lahko vaša naslednja aktivnost Prihod na delo ali Začetek dela od doma (slika zgoraj).
Primer 2: Če je bila vaša zadnja izbrana aktivnost Prihod na delo, je lahko vaša naslednja aktivnost Začetek terenskega dela, Začetek malice ali Odhod z dela.
Ko kliknete na izbrano aktivnost, se v sistemu zabeleži izbrana aktivnost ter datum in čas, ko ste na njo kliknili.
S klikom na gumb Časovnica dobite vpogled v aktivnosti, ki so za vašo prisotnost vpisane v sistem za zadnje 3 dni.
Pregled EDČ aktivnosti
V sklopu modula EDČ je dodan zavihek Prisotnosti. Tukaj se shranjujejo vsi podatki o izbranih EDČ aktivnostih vaših sodelavcev in kdaj točno so jih izbrali.
Pooblaščene osebe lahko tukaj urejajo in dodajajo zapise (v primeru, ko zaposleni pozabi dodati vpis, se je pri vpisu zmotil, je imel tehnične težave …).
Poročila s področja EDČ
V skladu z zakonom, so v Intrix-u na voljo tudi poročila za področje EDČ.
Pripravljenih je 5 poročil:
- Dnevna prisotnost
- Tedenska prisotnost
- Mesečna prisotnost
- Letna prisotnost
- Prisotnost podrobno
Poročila je možno izvoziti v Excel ali jih poslati po e-pošti.
Slovenščina
Hrvaščina
Srbski
Angleščina
