1. Priprava podatkov za uvoz

Vse podatke je pred uvozom v aplikacijo Intrix CRM treba skrbno pripraviti; največ težav se pojavlja ravno zato, ker podatki niso primerno urejeni. Poskrbeti moramo, da so vsi podatki enake oblike in brez napak ali dodatnih znakov (primeri: “,”, “;”, “:” in podobno). Primer pravilnega e-poštnega naslova je “info@intera.si”; primera napačnih zapisov pa sta “info @intera.si” in “info@intera.si,”.

Pomembno je, da se ne pojavljajo podvojeni zapisi. Ko na primer uvažamo podjetja, moramo biti pozorni na to, da v tabeli za uvoz nimamo dva- ali celo večkrat istega zapisa. Pogosto se pojavi napaka, da se nam v bazo za uvoz prikrade podjetje z istim nazivom, a drugačnimi podatki. Paziti moramo tudi na to, da se pri dveh različnih podjetjih ne pojavi ista davčna številka, saj je ta vrednost unikatna.

Do težav lahko prihaja tudi zaradi tipkarskih napak, na primer če zapišemo datum rojstva 19.8.0197 namesto 19.8.1970. Zaradi nepravilne oblike datuma dokument ne bo uvožen. Pozorni moramo biti tudi na nepotrebne presledke, na primer 19. 8. 1970 ali info @intera.si.

Posebej moramo biti pozorni pri zapisih, ki so vezani na šifrante. V testni aplikaciji Intrix CRM – https://crm.intrix.si lahko na primer pri opisovanju velikosti podjetja izbiramo med vrednostmi šifranta “veliko”, “malo”, “srednje” in “mikro”. Če bomo podatke o podjetjih uvažali, morajo biti vrednosti za lastnost “velikost podjetja” zapisane povsem enako. Upoštevati moramo velike in male začetnice ter seveda pravilen zapis, brez dodatnih znakov ali tipkarskih napak: lastnosti kot “vliko”, “majhno”, “srednja” ipd. sistem ne bo hotel uvoziti. Zapis mora biti povsem identičen, kot je v šifrantu v Intrixu.

Prav tako moramo uvoziti vsa polja, ki so na vnosnem obrazcu obvezna. Na zavihku Kontakti sta na primer običajno obvezni polji Ime in Priimek, torej moramo imeti pri vseh kontaktih v obeh stolpcih vpisane te podatke. Včasih se zgodi, da imamo pri določenem zapisu kakšno polje prazno. Na primer, vnašamo podjetja in pri nekaterih nimamo podatka o telefonski številki. Lahko se zgodi, da se pri uvozu podatki v vrsticah s praznimi polji zamaknejo. Enostavna rešitev je, da si pomagamo s funkcijo “najdi in zamenjaj”. V preglednici označimo vse podatke in pritisnemo Ctrl+F. Odpre se novo okno, kjer polje “najdi” pustimo prazno, v polju “zamenjaj z” pa pritisnemo na presledek. Potrdimo s klikom na “zamenjaj vse”. Tako se bo v vsa prazna polja zapisal nam neviden znak, program pa ga bo pri uvozu prepoznal in podatki bodo ostali nespremenjeni.

Priročno je tudi, če so naslovi stolpcev v Excelu poimenovani enako kot tisti v intrixu, saj bo Intrix pri uvažanju tako lahko sam povezal pravilna polja oziroma jih boste tudi vi lažje izbrali.

Pri poljih, ki so v Intrixu obvezna, moramo obvezno imeti vpisane podatke. Na zavihku Kontakti sta na primer običajno obvezni polji Ime in Priimek. Torej moramo imeti pri vseh kontaktih v obeh stolpcih vpisan podatek.

2. Uvoz

Pravilno pripravljeno bazo v Excelovem ali Calcovem (Open Office) dokumentu shranimo kot CSV datoteko. To naredimo tako, da v Excelu izberemo “Shrani kot”, nato pa med formati datotek izberemo Tekst CSV (.csv). Pri shranjevanju nas bo vprašalo po Ločilcu stolpcev (; ali ,), Ločilcu večih vrednosti(, ali “) ter Kodni tabeli (Windows-1250 ali UTF-8). Te nastavitve pustimo takšne, kot so privzeto nastavljene. Če jih spremenimo, moramo enake nastavitve uporabiti v Intrixu, da se bodo podatki pravilno prikazali.

Tip daotetek za uvoz

Nastavitve izvoznih locilcev

Ko je baza pravilno pripravljena in shranjena v CSV format, lahko pričnemo z uvozom. Postavimo se na zavihek v Intrixu, kamor želimo uvažati, in kliknemo na gumb “CSV uvoz”.

Gumb za uvoz

Ko se odpre novo okno, kliknemo na gumb “Browse…” (Prebrskaj) in izberemo pripravljeno datoteko. Kliknemo gumb “Shrani”.

Pogovorno okno za uvoz

Odprejo se prej omenjene nastavitve (Ločilec stolpcev, Kodna tabela, Ločilec večih vrednosti) ter izbira, v kateri vrstici bomo začeli in v kateri končali. Imamo tudi možnost, da preskočimo napake ali ignoriramo velike črke v primeru posodabljanja baze.

Parametri za uvoz

Začni pri vrstici nam pove, v kateri vrstici v Excelovem dokumentu naj začne uvažati

Končaj pri vrstici nam pove, v kateri vrstici v Excelovem dokumentu naj zaključi uvoz

Ti dve funkcionalosti pogosto prideta prav, ko smo del baze že uvozili in želimo nadaljevati na primer v 1200. vrstici. Uporabno je tudi pri naslovnih vrsticah, saj je prva vrstica praviloma naslovna, kar pomeni, da začnemo z drugo, saj ne želimo uvoziti naslovov.

Ločilec stolpcev je znak, s katerim ločimo podatke za različne stolpce. Znak nastavimo pri shranjevanju Excelove datoteke v format CSV, nato pa isti znak uporabimo pri uvažanju.

Kodna tabela – črke in drugi znaki so v računalniku predstavljeni s pomočjo tabele oziroma razporeda, ki povezuje grafično predstavitev nekega znaka z njegovim binarnim zapisom. Tudi kodno tabelo izberemo pri shranjevanju Excelove datoteke v format CSV. Primer: Windows-1250, UTF-8.

Ločilec večih vrednosti je znak, s katerim ločimo različne zapise. Tudi ta znak nastavimo pri shranjevanju Excelove datoteke v format CSV in ga nato uporabimo pri uvažanju.

Preskoči napake omogoča preskočitve napak, ki se pojavijo pri uvozu. Sistem uvozi tiste podatke, ki so brez napak, nato pa nam izdela datoteko, v kateri se nahajajo vsi podatki z napako. Do te datoteke dostopamo prek Nastavitev (Razno – Obvestila uporabniku).

Ignoriraj velike črke pri posodabljanju – pri posodabljanju zapisov upošteva zapise z malo ali veliko začetnico.

Na voljo nam je tudi predogled uvoza. Če nam Intrix tega ni ustrezno ponudil samodejno, lahko v predogledu izberemo, katere stolpce želimo uvoziti v katero polje v Intrixu.

Predogled uvoza

Ko imamo izbrano vse potrebno, kliknemo “Shrani”.

Pri shranjevanju lahko pride do napak, če podatki niso bili pravilno pripravljeni ali pa določeni zapisi že obstajajo v bazi.

3. Primeri napak

Do te napake pride, ko imamo v tabeli za uvoz podatek, ki ne obstaja v šifrantu.

Napaka1

Do te napake pride, ko imamo v tabeli podatek, ki že obstaja v Intrixu.

Napaka2

Do te napake pride zaradi nepravilnega zapisa datuma. Hkrati sta pri vsaj enem zapisu obvezni polji Ime in Priimek prazni.

Napaka3

Do te napaka pride zaradi nepravilnega zapisa e-naslova (presledek in vejica na koncu).

Napaka4

Ko so podatki uspešno uvoženi, nam Intrix izpiše število uspešno uvoženih zapisov, število novih zapisov ter število neuspešno uvoženih zapisov.

Podatki o uvozu

S tem so podatki uspešno uvoženi v bazo in so na voljo za uporabo v vašem programu Intrix CRM. Pogledate si lahko tudi video navodila za uvoz podatkov v program Intrix.

Če se vam kljub upoštevanju navodil ob uvozu pojavljajo napake, nam pošljite tabelo na podpora@intera.si in preverili bomo, kaj bi lahko bilo narobe.