//, Projektno vodenje, Triki & nasveti/8 korakov za uspešno organizacijo dogodka

8 korakov za uspešno organizacijo dogodka

V podjetju Intera se zavedamo, da je znanje ključ do uspeha na poslovnem področju. Zato dva- do trikrat letno organiziramo poslovne dogodke, na katere povabimo svoje obstoječe in/ali potencialne stranke ter jim predstavimo dobre prakse in nova znanja (predvsem) na digitalnem področju poslovanja. Pri organizaciji si pomagamo s sistemom za projektno vodenje Intrix, ki na enostaven način omogoča pregledno vodenje kontaktov, nalog, sestankov, aktivnosti in finančnega stanja projekta. 

projektno vodenje

#1 Določite cilj oz. namen

Še preden se lotite organizacije dogodka, naredite mini raziskavo o tem, kakšni so trendi in kaj ljudje oz. vaša ciljna skupina želi slišati in videti, opredelite pa tudi cilj oz. namen, zaradi katerega dogodek organizirate. Nameni se lahko razlikujejo od dogodka do dogodka: nekateri želijo privabiti potencialne stranke, drugi zbrati dobrodelna sredstva, tretji organizirati koncert vrhunskega glasbenika itd. Priporočamo, da svoj cilj dobro opredelite, ker bo to vaš kompas za vse ostale faze dogodka.

#2 Razmišljajte o dogodku in pripravite koncept

Pri razmišljanju določite okvirni koncept: kje bo dogodek, kdaj bo, kako dolgo bo trajal, kdo bodo govorci oz. izvajalci itd. Z ekipo prevetrite različne možnosti izvedbe dogodka in si odgovorite na vprašanja “kaj če …” (če bo dež, če bo premalo prijavljenih, če bodo tehnične težave itd.).

#3 Načrtujte dogodek

V tej fazi si zamislite celotno sliko vašega dogodka, ker si boste s tem odgovorili na vprašanje, kaj vse potrebujete za realizacijo te “slike”. Določite projektno ekipo, ki se bo v skladu s projektnim načrtom ukvarjala z dogodkom, in ji nato razdelite naloge. Pri načrtovanju dogodka poleg projektnega načrta določite tudi proračun, tehnične potrebe, prostorske zahteve in partnerje, ki vam bodo pomagali pri izvedbi (npr. ozvočenje, aranžmaji, tiskovine, prostor, šotori, oder, pogostitev, predavatelji, voditelji, glasbeni izvajalci itd.).

#4 Preglejte in izberite lokacijo

Lokacija, kjer bo dogodek potekal, je izjemno pomembna, saj poskrbi za dober, slab ali mlačen vtis pri udeležencih. Priporočamo ogled lokacij še pred dogodkom, da preverite, kakšne tehnične možnosti ponujajo, koliko sedišč je na voljo, kakšno podporo vam nudijo, kako je s pogostitvijo itd. Ko ste z izborom lokacije zadovoljni, jo seveda pravočasno rezervirajte.

#5 Pripravite program

Ne razmišljajte, kaj bi ugajalo vam, temveč kaj bo ugajalo udeležencem. Program dogajanja naj bo zanimiv, relevanten oz. tak, da si ga bodo udeleženci zapomnili in se kaj naučili. Bistveno je, da z dogodkom dosežemo spremembo razmišljanja in posledično vedenja. Ko je program potrjen, rezervirajte izvajalce programa (predavatelji, pevci itd.).

#6 Načrtujte in izvedite promocijske aktivnosti

Ko definiramo ključne podatke o dogodku, se je treba lotiti promocijskih aktivnosti: pripraviti besedila, oblikovati materiale, določiti komunikacijske kanale in prednosti, ki so hkrati razlogi za to, da se nekdo dogodka udeleži. Potem je treba pripraviti promocijski načrt: kdaj bomo kaj oglaševali, na katerem kanalu in kdo so osebe, odgovorne za izvedbo promocijskih aktivnosti pred, med in po dogodku. Za izvedbo promocijskih aktivnosti se v povprečju porabi 20 % vrednosti dogodka.

#7 Izvedba dogodka oz. dan D

Gre za najbolj stresno fazo, dan D. Vse, kar smo se tedne in mesece dogovarjali ter pripravljali, zdaj oživi. V operativnem načrtu natančno definirajte celoten potek, čas, kraj in naloge za vsakega izvajalca. Na kraju samem se ne boste imeli časa ukvarjati z vsakim posebej, zato je prav, da so izvajalci že nekaj dni pred dogodkom seznanjeni z natančnimi navodili.

#8 Analizirajte dogodek in se zahvalite

Vsem udeležencem, izvajalcem in partnerjem se za sodelovanje zahvalite. Po končanem dogodku je smiselno opraviti tudi analizo dogodka. Udeležence povabite, da ocenijo dogodek: organizacijo, predavatelje, delavnice, izvajalce itd. S pomočjo povratnih informacij boste lahko naslednjič izvedli še boljši dogodek. Prav tako preverite, ali ste dogodek izpeljali v skladu s proračunom in zastavljenimi cilji.

 

Avtor: |2019-02-05T14:01:47+01:0007.02.2019|Intrix CRM / Project, Projektno vodenje, Triki & nasveti|